Of je boekjaar nu in december eindigt of later, met deze checklist ben je klaar voor een zorgeloze overgang naar het nieuwe jaar.
Een van de eerste stappen om het boekjaar af te sluiten is het aanmaken van een nieuw boekjaar via beheer/boekjaren. Vergeet niet om onmiddellijk hierna het boekjaar te overboeken. Voer je deze overboeking later uit, dan kan je dit via deze bewerking uitvoeren: boekjaar/overboeken boekjaar. Dit geldt zowel voor CODA-gebruikers als voor diegenen die met het kasdagboek werken. Het is van cruciaal belang om dit vóór het einde van het boekjaar te doen.
→ Overweeg je boekhoudperiodes
Maak gebruik van dit moment om even na te gaan hoe je boekhoudperiodes zijn ingesteld en of je deze per maand, kwartaal of jaar bijhoudt. Wij raden aan om de periodes per maand in te stellen via beheer/boekjaren. Dit heeft invloed op de rapportage van je cijfers, ongeacht of je btw per maand of kwartaal aangeeft. Door de periodes per maand in te stellen kun je eenvoudiger de omzet per maand bekijken, kosten automatisch per maand spreiden en afschrijvingen maandelijks boeken. Deze aanpak geeft je ook de flexibiliteit om te switchen van een btw-aangifte per kwartaal naar maandaangifte.
→ Splits je beroepskosten op
Als eenmanszaak is het belangrijk dat je de kosten tussen het beroeps- en privégedeelte goed opsplitst. De kosten en btw kunnen automatisch beperkt worden indien je de vinkjes aanzet bij fiscaal beroeps (via beheer/boekjaren) én je het percentage beroepsgedeelte eenmanszaken correct invult (via beheer/rekeningen).
→ Afschrijvingen pro rata
Het berekenen van de afschrijvingen pro rata temporis gebeurt ook automatisch door het vinkje aan te kruisen bij het boekjaar (via beheer/boekjaren)
✓︎ Extra aandacht voor CODA-gebruikers
Werk je met CODA? Zorg er dan voor dat je in december een nieuw boekjaar aanmaakt en overboeken boekjaar doet, dan zal op 1/1 het beginsaldo automatisch overgenomen worden van je banksaldo. Op die manier zal de automatische import automatisch verder lopen in het nieuwe boekjaar.
Werk je nog niet met het gratis CODA-mandaat van Octopus? Bekijk dan even de Octopus Academy How to – CODA voor extra info. De aanvraag voor een CODA-mandaat gebeurt in Octopus via bestellen/aanvraag CODA-mandaat.
✓︎ Maak een nieuw kasdagboek aan
Maak ook voor je kasboek een nieuw boekjaar aan voor de boekingen vanaf 1 januari. Als je dit niet doet, ontvang je een melding wanneer je op 31 december een boeking probeert te maken zonder het nieuwe boekjaar in te stellen.
✓︎ Wat in geval van vreemde valuta?
Als je boekhouding transacties in vreemde valuta bevat, hou er dan rekening mee dat dit niet automatisch wordt overgeboekt bij het afsluiten van het boekjaar. Het banksaldo moet eerst worden geboekt op rekening 588888. Daarna kan je de wisselkoersaanpassing uitvoeren via Boekhouding/Diverse boekingen/Wisselkoersaanpassing financiële rekening. Bij de eerste boeking in het nieuwe boekjaar maak je de tegenboeking op dezelfde rekening 588888.
✓︎ Peppol-gebruikers, controleer je bestaande klantengegevens.
Om Peppol-facturen succesvol te versturen is het belangrijk dat je verkoopdagboek goed ingevuld is. Ga naar Beheer/Dagboeken/Bankdetails en controleer of de meest gebruikte rekening (IBAN en BIC-code) juist is ingevuld voor jouw klant.
Neem de tijd om je bestaande klantengegevens te controleren en bij te werken. Zo ben je goed voorbereid en kan je in het nieuwe boekjaar zonder problemen verder werken met Peppol.
