Bien préparer la clôture d'exercice

Chez certains, l'exercice comptable se termine le 31 décembre, chez d'autres le 31 mars, le 30 juin ou le 30 septembre...

Pour assurer la continuité de certains processus, il est avisé de bien s'y prendre à temps et de préparer la clôture de l'exercice. Dans le même temps vous pouvez réaliser le transfert vers le nouveau. Voilà ce qui est essentiel pour une transition fluide:

• Créer un nouvel exercice (en fonction des CODA)
• Créer un nouvel exercice (en fonction du journal caisse)
• Traiter les devises étrangères
• Considérer un encodage mensuel au lieu d'encoder par trimestre
• Paramétrer la quote-part professionnelle
• Paramétrer les amortissements au "prorata temporis"

Arrivé au terme de l'exercice comptable, il faut en créer un nouveau afin que la transmission des CODA ne soit pas interrompue. Si l'exercice se termine par exemple le 31/12/2022, l'exercice comptable 2023 doit être créé avant le premier jour ouvrable de ce nouvel exercice. Cela se fait via le menu "Gestion, Exercices". Dans le même temps on transfère l'exercice au suivant. Vous préférez le faire plus tard? Alors, c'est via le menu "Exercice, transférer exercice". Si vous faites usage du mandat CODA, il faut savoir qu'une importation CODA sera effectuée automatiquement le premier jour ouvrable de 2023. Si le nouvel exercice n'est pas disponible avec le solde d'ouverture correct sur le compte en banque, alors l'importation ne pourra pas être exécutée.

Vous ne faites pas encore usage du mandat CODA gratuit d'Octopus? Alors sachez que la demande d'un mandat CODA se fait dans Octopus (via le menu 'Commande, Traitement automatisé des mouvements financiers' ). En fonction de la banque, la procédure peut différer: chez CBC on confirme la demande en ligne, chez ING il suffit d'une signature digitale. Dans les autres banques vous recevrez des documents à remplir et à signer par mail.

Attention: Le rapport que vous recevrez quotidiennement dans votre boîte mail après l'importation CODA changera. Le sujet et la formulation seront différents, c'est important à savoir si vous utilisez des règles dans Outlook par exemple.

Afin d'assurer le bon fonctionnement de votre journal caisse, il est indispensable de créer le nouvel exercice pour les écritures de l'exercice suivant. Si vous faites une écriture le dernier jour de l'exercice actuel et que le nouveau n'a pas encore créé, vous recevrez une notification.

Travaillez-vous avec des banques et des devises étrangères ? Les soldes ne sont pas automatiquement transférés lors du transfert de l’exercice. Le solde bancaire devra d'abord être enregistré sur le 588888. Vous pouvez alors éventuellement faire un ajustement du taux de change (via Comptabilité, Opérations diverses OD, Compte financier, Ajustement du taux de change).

C'est également le moment de vérifier comment les périodes comptables sont encodées : par mois, par trimestre ou par an. Il est conseillé de les établir par mois (via Gestion, Exercice). Cela permet d’avoir une vue plus détaillée sur les chiffres mensuels et c’est un choix qui se fait indépendamment du type de la déclaration TVA.

Ainsi, vous pouvez visualiser un mois spécifique dans chaque rapport, visualiser le chiffre d'affaires par mois, répartir les coûts automatiquement par mois, comptabiliser les amortissements automatiquement par mois, etc. Que des avantages!

Point essentiel pour les personnes physiques : le paramétrage de la quote-part professionnelle.

Les coûts et la TVA peuvent être répartis automatiquement si vous cochez les cases nécessaires (via menu Gestion, Exercice) et si vous complétez correctement le pourcentage de la quote-part professionnelle (Gestion, Comptes).

Le calcul des amortissements au "prorata temporis" se fait également de manière automatique si vous cochez la case correspondante dans le paramétrage de l'exercice (via menu Gestion, Exercice).