Pour vous préparer au grand changement lié à la facturation électronique l'année prochaine, nous avons créé une brève vue d'ensemble des actions que vous devez entreprendre. N'attendez pas la dernière minute, préparez-vous dès aujourd'hui à utiliser activement Peppol.

Peppol signifie Pan-European Public Procurement On-Line

Peppol est un réseau sécurisé composé de points d’accès agréés qui permettent l’échange des factures électroniques. Les factures électroniques sont établies selon la norme UBL (Universal Business Language) sous une forme structurée conforme aux normes européennes. Si, en tant qu'entrepreneur, vous envoyez une facture via le réseau Peppol vous avez la certitude que le destinataire reçoit une facture authentique conforme à la facture que vous avez établie. Vous évitez ainsi la fraude à la facture par des tiers qui peuvent intercepter la facture si vous l'envoyez par la poste ou par e-mail.

La facture est échangée entre 2 logiciels, il n’est donc plus nécessaire de faire parvenir la facture à votre comptable. Le destinataire reçoit la facture dans un répertoire spécifique (Documents Peppol Entrants) de la boîte aux lettres numérique d'Octopus (GED). La facture au format UBL est prête à être encodée mais elle peut également être comptabilisée automatiquement avec l'activation de l’encodage automatique (via gestion / dossier).

Si vous vous établissez vos factures de vente avec le module de facturation intégré d’ Octopus, vous avez la possibilité d’envoyer simplement vos factures de vente via Peppol en cliquant sur le bouton « envoyer via Peppol ». Avec Octopus, en tant qu'expéditeur de la facture, vous pouvez facilement vérifier si vos clients sont déjà enregistrés sur le réseau Peppol (via le menu gestion/relations).

Si vous souhaitez recevoir vos factures via Peppol, vous devez enregistrer votre boîte de messagerie sur Peppol. Cela se fait très facilement dans Octopus (via le menu commander « enregistrer votre boîte de messagerie numérique sur Peppol »).

Octopus est un point d'accès Peppol depuis 5 ans. L'enregistrement et l'utilisation du réseau Peppol sont gratuits.

Vous recevrez une notification par e-mail pour vous signaler qu’une facture électronique est arrivée dans le répertoire spécifique de la GED « Documents Peppol Entrants », une facture au format pdf sera également jointe au mail. Votre comptable qui travaille avec Octopus pourra voir cette facture et la traiter. Il n'est donc plus nécessaire de transmettre ces factures à votre comptable.

Si vous vous établissez vos factures de vente dans la Plateforme Digitale Interactive, la facture sera toujours envoyée via Peppol si votre client est enregistré sur Peppol. La vérification du numéro de TVA est effectuée automatiquement lors de l'envoi de la facture. C'est ce qu'on appelle Peppol First.

Si vous recevez des factures électroniques de vos fournisseurs, celles-ci se retrouveront également dans votre plateforme dans la barre de menu de gauche, sous le bouton " Peppol inbox". Si vous cliquez sur la facture, le bouton d'envoi à la comptabilité devient visible. C'est ainsi que la facture entre dans le système comptable.

Vous ne pouvez vous abonner qu'à un seul Point d'Accès Peppol. Si vous êtes déjà inscrit via Octopus et que vous souhaitez changer, envoyez d'abord un e-mail à info@octopus.be pour vous désinscrire. Vous pourrez ensuite vous réinscrire via un autre Point d'Accès.

L'e-mail de notification que les clients reçoivent lorsqu'une facture est prête dans leur boîte de réception part toujours du Point d'Accès auprès duquel ils se sont enregistrés. Vous savez donc à quel fournisseur de logiciel vous adresser.

... et cela devient obligatoire pour le gouvernement.

Actuellement, elle est déjà obligatoire pour presque tous les marchés publics. À partir du 01/11/2023 ceci sera obligatoire pour tous. Le gouvernement n'acceptera plus de recevoir une facture par e-mail, il acceptera uniquement une facture électronique via le réseau Peppol. A terme, cela deviendra également obligatoire pour la facturation entre tous les entrepreneurs assujettis à la TVA.
Dates provisoires connues le 05/2023 (encore à ratifier définitivement par le gouvernement belge).

• A partir du 01/07/2024 : grandes entreprises avec un chiffre d'affaires annuel > 9.000.000 EUR en 2023
• A partir du 01/01/2025 : entreprises avec un chiffre d'affaires annuel > 700.000 EUR en 2023 ou 2024
• A partir du 01/07/2025 : tous les autres assujettis à la TVA (à l'exception des petites entreprises et des agriculteurs)
• A partir du 01/01/2028 : tous les assujettis à la TVA

Préparez-vous donc à vous inscrire dès maintenant sur le réseau Peppol. En effet, à partir du 01/01/2024, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques à tout moment. Si votre fournisseur veut vous envoyer une facture électronique, vous ne pourrez plus refuser. Si vous utilisez la Plateforme Digitale Interactive Octopus ou le logiciel Octopus, vous êtes prêt !