Dans cet article, vous pouvez découvrir quelles sont les nouvelles fonctionnalités disponibles à partir du 08 février 2022.

Octopus est une entreprise belge et peut s'adapter rapidement au demandes du marché et à vos besoins. Avec deux nouvelles mises à jour par an, nous mettons en ligne des nouvelles fonctionnalités qui vous permettent de travailler encore plus efficacement avec Octopus. Pour utiliser les nouvelles fonctionnalités, vous ne devez rien faire et vous pouvez immédiatement continuer à travailler dans la même version.

Voici un aperçu de ce que la nouvelle mise à jour signifie pour vous:

1. Module de facturation
2. Aperçu des documents et Archive de documents
3. Intégration dans le App Octopus
4. CODA CBC et ING
5. Importer les fichiers des secrétariats sociaux
6. Liste avec les types d'entreprises étendue
7. Reprise du champ de commentaire au niveau du compte (dans les journaux d’achats et de ventes)
8. Colonnes des périodes protégées et clôturées dans l’aperçu des journaux
9. Sélection de rappels
10. Transfert de l'exercice comptable
11. Importation du format CODA pour les états de trésorerie
12. Allouer des frais de rappel (40eur) par facture
13. Historique des téléchargements visible via des listes (DAT)

La numérisation est certainement une tendance à suivre pour éviter le travail double, les pertes de temps et, bien sûr, le risque d'entrée de données incorrecte.

Avec Octopus plus besoin d’établir vos factures de ventes en Word, Excel ou d’autres applications externes, Octopus vous permet désormais d’établir directement vos factures de ventes dans sa Plateforme Digitale Interactive. Ces factures peuvent alors être facilement enregistrées dans la comptabilité dans le Logiciel Octopus.

Pour établir une facture dans la PDI (Plateforme Digitale Interactive), il suffit de suivre les étapes indiquées dans le modèle.

N'avez-vous pas accès au module de facturation ? Dans ce cas, cela n'est pas compris dans votre abonnement. Discutez des possibilités avec votre comptable/entrepreneur.

Nous avons amélioré la visibilité des documents téléchargés dans la plateforme et augmenté la transparence de leur traitement. L'aperçu des documents téléchargés et les archives sont maintenant visibles sur le tableau bord de la plateforme.

Dans l’aperçu des documents, vous pouvez voir combien de documents sont en attente de traitement.

Lorsque les factures d’achats sont importées et prévalidées dans la PDI (Plateforme Digitale Inte-ractive), elles peuvent être encodées directement et automatiquement dans le journal des achats. Consultez ici comment activer l'encodage automatique des factures d'achat.

Si les factures n'ont pas été encodées automatiquement dans le journal d’achats, elles sont en attente d’enregistrement dans la visionneuse d’importation. En cliquant sur le cadre en question (achats à valider), vous pouvez consulter les factures et lier les factures aux encodages.

Dans les archives, vous trouverez des documents mis à la disposition par le comptable, par exemple le bilan intermédiaire, les chiffres d'affaires, la déclaration de TVA. Cela vous donne une meilleure visibilité sur votre comptabilité.

Une nouvelle icône a été ajoutée à l'application Octopus afin de permettre d’accéder directement à la Plateforme Digitale Interactive à partir de votre smartphone ou tablette.

En utilisant le Click and Book, vous pourrez prendre une photo de vos documents et les transférer dans votre dossier Octopus.

Vous n'utilisez pas encore l'application Octopus? Disponible gratuitement sur Google Play pour les abonnés du module Octopus!

• CBC

• ING

Pour simplifier et numériser vos demandes de mandats coda, Octopus et ING ont décidé de simplifier la procédure de demande en introduisant la signature électronique dans vos documents en PDF. Lire la suite ici.

Grande nouvelle ! A partir de maintenant, vous pouvez télécharger les fichiers (XML) de votre secrétariat social directement dans Octopus. Vérifiez auprès de votre secrétariat social le format des fichiers qu’il fournit afin de vérifier si ce fichier est compatible avec Octopus. De cette façon, vous pouvez importer les entrées de salaires dans vos différents journaux.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de cette fonction, cliquez ici.

Lors de la création d'une relation, la liste de sélection des formes juridiques est considérablement élargie.

Cliquez ici pour plus d'informations.

Dans l'écran d’encodage des journaux d’achats et de ventes, vous pouvez modifier le commentaire et le reprendre rapidement et simplement dans le commentaire au niveau de la ligne du compte. Cela vous permet d'avoir le commentaire sur chaque ligne de d’encodage rapidement et facilement.

Lire la suite

Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées dans l’aperçu des journaux.

Lors de l’établissement de la déclaration TVA et de la création du fichier Intervat, il est possible de protéger la période de la déclaration. Vous pourrez alors voir via menu « Gestion Journaux» quelles sont les périodes sécurisées. La période de clôture est celle où l'exercice est clôturé.

Cliquez ici pour plus d'informations.

Vous pouvez sélectionner les factures qui doivent apparaître sur le rappel.

Lisez plus ici

Lors du transfert d’exercice à l’aide du menu « Exercice » - « Transférer l'exercice », vous recevez le message « Voulez-vous reprendre le plan comptable de l'exercice précédent ? » automatiquement. Vous retrouverez ainsi les comptes dans le nouvel exercice.

Plus d'info ici

Il est désormais possible d'importer des fichiers CODA depuis Scrada. Il s'agit des relevés quotidiens des caisses enregistreuses sous forme de CODA (en soi, ce n'est pas un relevé de compte officiel) et doit donc passer par un journal de caisse.

La particularité de ce journal est que les numéros de séquence ne doivent pas nécessairement se suivre et qu'ils dépendent de la date.

Pendant l’initialisation du Module de facturation vous pouvez sélectionner sous « Type de rappel » « Coût par facture ».
A partir de 1 février 2022, c'est 40 eur.

L’Historique des téléchargements est un moyen simple d'obtenir une vue d'ensemble du traitement des documents dans la GED (Gestion Electronique des Documents).

Via le menu « GED », « Audit GED » vous trouverez un aperçu des documents selon les critères suivants :

• Historique des documents téléchargés
• Historique de l’activité
• Documents en cours de traitement par l’OCR
• Recherche de documents

Vous pouvez consulter les documents en cliquant simplement sur le lien bleu.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de cette fonction, cliquez ici.

Rien du tout, aucune nouvelle installation n’est requise, vous vous connectez de la même façon que d’habitude et vous profitez d'emblée de toutes les nouveautés!