Comme vous le savez, Octopus prévoit des mises à jour deux fois par an. Dans cet article, vous pouvez découvrir quelles sont les nouvelles fonctionnalités disponibles à partir du 07 septembre 2021.

Octopus est une entreprise belge et peut s'adapter rapidement au demandes du marché et à vos besoins. Avec deux nouvelles mises à jour par an, nous mettons en ligne des nouvelles fonctionnalités qui vous permettent de travailler encore plus efficacement avec Octopus. Pour utiliser les nouvelles fonctionnalités, vous ne devez rien faire et vous pouvez immédiatement continuer à travailler dans la même version.

Voici un aperçu de ce que la nouvelle mise à jour signifie pour vous:

1. Les documents supprimés sont visibles dans la corbeille de la GED
2. Nouvelle liste disponible : dépenses non admises – par poste fiscal
3. Vérification des modifications apportées à la déclaration de TVA depuis son dépôt
4. Optimalisation de la lettre d’accompagnement de la TVA
5. Modifications dans le système OSS pour la TVA
6. Introduction des numéros de documents
7. Reconnaissance des notes de crédit
8. Filtrage sur les transactions financières
9. Ajouter des notes
10. Téléchargement de divers documents (autres que les documents d’achats et les ventes)

Lors de la suppression de documents dans la visionneuse d’importation, les documents supprimés sont conservés dans un dossier spécifique : « Documents supprimés ». Vous pouvez le consulter pendant une période de 120 jours.

Veuillez noter que pour restaurer un document supprimé, vous devez utiliser le fichier téléchargé localement à l'aide du deuxième bouton de la barre d'outils - Ouvrir le dossier local. Vous pouvez ensuite simplement faire un glisser-déposer du document dans la visionneuse d’importation.

Pour en savoir plus sur l'utilisation de cette fonction, cliquez ici

Octopus est toujours à la recherche de solutions pour améliorer la coopération entre le comptable et l'entrepreneur. Nous savons à quel point il est important d'avoir la possibilité d'offrir et recevoir des rapports complets, ce qui nous a motivé à développer cette fonctionnalité. Cette nouvelle liste vous permet de regrouper toutes les charges par poste fiscal, par exemple par véhicule.

Voici plus d'informations sur la liste Historiques

Lors de l'exportation d'un fichier Intervat, les données sont conservées dans Octopus. Si une déclaration de TVA est à nouveau modifiée pour la même période, la nouvelle version de la déclaration sera comparée à celle qui a été créée précédemment. Les différences avec cette déclaration seront marquées en rouge sur la nouvelle version de la déclaration.

Astuce : pour les enregistrements automatiques, n'oubliez pas de sécuriser vos périodes pour chaque période de TVA.

Lisez plus ici – tout sur la déclaration de la TVA dans Octopus

Encore plus d’automatisation dans Octopus ! Grâce à ces améliorations, vous allez gagner beaucoup de temps lors de la rédaction de la lettre d’accompagnement de la TVA:

• Les coordonnées de votre entreprise sont remplies automatiquement.
• Les détails de l'adresse du client sont remplis automatiquement.
• Les champs TVA et les mois concernés sont remplis automatiquement sur la base de la déclaration.
• La communication structurée est créée automatiquement.
• Le modèle est conservé dans notre Cloud afin qu'il soit disponible partout, indépendamment de l'utilisateur.
• De plus, vous pouvez désormais ajouter facilement une en-tête, un logo ou un texte supplémentaire via l'assistant de paramétrage des modèles (templates).

Vous avez terminé la lettre en quelques clics !

Pour les utilisateurs d’Outlook, la lettre peut être envoyée immédiatement par e-mail au format pdf. Le bouton « Envoyer » permet de générer un e-mail contenant le lien vers la lettre de TVA, qui reste disponible pendant 3 mois.

Cliquez ici pour plus d'informations

Avec l'élargissement des domaines d'application, la déclaration OSS est désormais pertinente pour un plus grand nombre d'entrepreneurs et de comptables. Octopus a ainsi été adapté pour créer la déclaration OSS (One Stop Shop). Pour faire une déclaration OSS, vous devez vous enregistrer au préalable dans l'application Intervat.

Pour la nouvelle déclaration « OSS », il n'est pas obligatoire de fournir un fichier SAF (fichier d'audit). Il n'est donc plus nécessaire d'utiliser un « Service Code » mais il suffit d'introduire un de ces deux codes dans le champ correspondant pour 'Vente' et 'Vente Note de crédit' :

• IG (Intra-community Goods) pour les biens intracommunautaires
• IS (Intra-community Services) pour les services intracommunautaires

Il est aussi important d'introduire un code TVA non belge dans le champ réservé à la TVA.

Cliquez ici pour plus d'informations sur l'OSS dans Octopus

Pour les factures d’achats, l’introduction du numéro de document reste facultatif et sera visible comme un commentaire dans le journal des achats. Pour les factures de ventes, le numéro de document est obligatoire. Considérons cela comme une première étape dans l'amélioration de la lecture automatique des factures de ventes. Il s'agit d'un nouveau champ, qui est maintenant séparé du champ pour les commentaires supplémentaires. Les deux champs sont transférés dans le journal des ventes.

Il est important d’entrer votre numéro de document sans espaces.

Astuce comptables : demandez à votre client de préciser l'objet de la facture dans le commentaire afin que vous puissiez l'introduire dans le bon compte.

Les notes de crédit peuvent désormais être traitées via la plateforme et reconnue par l'OCR.
Une note de crédit est traitée comme une facture négative.

Regroupez toutes les recettes et les dépenses dans un seul aperçu. C’est désormais possible grâce aux filtres supplémentaires qui ont été ajoutés à la section états des transactions financières: clients, fournisseurs, comptes d’encodage. Tout est immédiatement visible.

Pour optimaliser le flux de communication, la messagerie de l’application est désormais également connectée à la plate-forme.

Le menu « Messages » vous permet de consulter et de composer vos messages.

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités suivantes :

• Différentes rubriques
• Gras
• Italiques
• Souligné
• Liste ordonnée
• Liste non ordonnée

Veuillez noter que l'ajout d'une URL n'est pas possible ici.

En plus des factures d'achats et de ventes, tous types de documents tels que des documents fiscaux, des statuts de société, des polices d’assurances, des contrats, etc. peuvent désormais être téléchargés via la plate-forme. Il en résulte un gain de temps considérable pour tous les utilisateurs.

En ouvrant la Plateforme, vous pouvez télécharger divers documents vers la GED via le menu à gauche « Documents ». La page de téléchargement est identique à celle des factures d’achats et de ventes.

Rien du tout, aucune nouvelle installation n’est requise, vous vous connectez de la même façon que d’habitude et vous profitez d'emblée de toutes les nouveautés! Le 20 septembre à 11h vous pouvez suivre notre webinaire pour voir ce que ces nouveautés signifient pour vous. Attention, les places sont limitées!