Nous évoquons régulièrement Peppol. En novembre, nous avions même un Webinar consacré à Peppol, que vous retrouverez sur notre canal Youtube. Mais pourquoi en fait? Pourquoi est-il si important que vous soyez informés de ce que Peppol signifie exactement ? Et pourquoi estimons-nous que vous avez vraiment besoin de Peppol ?

Comme mentionné sur le site du guvermenent flamand, Peppol est un réseau international, un cadre de conventions, un format standard et une application pour faciliter le « e-procurement » et le « e-invoicing ».

Cela ne vous dit pas encore grand-chose ?

Pour être plus clair : considérez Peppol comme la boîte aux lettres de l’entreprise à laquelle vous voulez envoyer votre facture, mais aussi comme votre propre boîte aux lettres. C'est une plateforme qui nous unit. Un peu comme une messagerie électronique.

Mais quelle est alors la différence? Pourquoi pas envoyer ces factures à l’adresse e-mail du destinataire ou par la poste ?

Les factures que vous recevez via Peppol peuvent être traitées automatiquement dans votre comptabilité. Vous ‘brûlez’ donc quelques étapes. Vous gagnez en efficacité.

Comparons Peppol avec la réception de factures en papier:

Vous sortez pour vider la boîte aux lettres et vous déposez les nombreuses lettres sur votre bureau. Vous commencer le tri : Publicité, factures, et autres enveloppes. Vous classez/empilez soigneusement les factures, prêtes à être saisies dans votre comptabilité. Vous numérisez d’abord les factures, ou vous prenez le classeur avec toutes vos factures d’achat.

Ensuite, vous ouvrez votre programme comptable, vous commencez l’encodage, vous ne vous souvenez plus sur quel compte vous enregistrez d’habitude, vous devez entrer le numéro de la facture. Où se trouve-t-il sur cette facture-ci ? Ensuite il faut encore lier le ‘scan’ à l’écriture, mais vous avez envie d’un café et vous vous rendez d’abord au distributeur de café. Là, vous entrez en conversation avec Marie qui vous raconte ses fantastiques vacances récentes. Agréable, pensez-vous, mais je dois penser à mes factures. Vous retournez à votre bureau et vous essayez de retrouver où vous en étiez, parmi toutes les autres tâches qui vous attendent...

Il est probable que vous recevez également des factures par e-mail. Avec Octopus vous pouvez les envoyer directement dans votre visionneuse d’importation et les lier immédiatement à votre écriture. C’est déjà beaucoup plus simple, on est bien d'accord?

La troisième façon de recevoir des factures, est par voie électronique. Vous ouvrez votre programme comptable (Octopus évidemment), la facture vous attend, vous acceptez la facture et – grâce à la structure Peppol – elle est saisie immédiatement dans la comptabilité.

Et voilà, c’est fait : la suivante !