Andries (directeur général) : “Octopus est un logiciel de comptabilité avec une plateforme où les entrepreneurs et les comptables collaborent. Depuis 21 ans. Si un comptable nous demande : comment puis-je devenir un cabinet numérique, notre réponse est : en collaboration avec votre client. Tous les cabinets et tous les clients ne sont pas encore prêts pour cela. Dans notre programme, un cabinet peut gérer tous les types de dossiers. L’objectif est 100% numérique, mais c’est un marathon, et nous sommes loin de la ligne d’arrivée. »

“Nous sommes nous-mêmes une PME, avec une quinzaine de personnes. C’est un avantage. Car nos clients sont aussi des PME. Nous vivons les mêmes expériences et rencontrons les mêmes problèmes. Aujourd’hui, nous travaillons avec 2 300 cabinets : certains ont un dossier via Octopus, d’autres beaucoup plus. Nous sommes particulièrement forts auprès des cabinets unipersonnels et des petits cabinets, mais nous avons aussi de nombreux clients parmi les plus grands cabinets. Ils commencent avec un dossier via Octopus, à la demande d’un entrepreneur, et progressivement, cela se développe.”

Peggy (relations & ventes) : “Il est important de noter que nous avons démarré notre outil dans le cloud il y a 21 ans. Cela permet à l’entrepreneur de collaborer facilement avec le comptable. Beaucoup nous ont suivi depuis.”

Andries : “Aujourd’hui, il n’est pas facile de se démarquer en tant que comptable. Une façon de le faire est d’être authentique.”

Andries : “Octopus est l’outsider, le faiseur de prix. Nous voulons faire une différence pour le plus grand nombre possible de personnes et nous misons énormément sur la fidélisation des clients. Lorsque de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées à Octopus, nous ne demandons pas soudainement plus d’argent. Plus le comptable peut faire une différence pour son client, mieux c’est pour nous.”

“La comptabilité est un secteur de confiance. Nous n’avons pas un énorme budget marketing, nous préférons investir dans nos gestionnaires de relations, qui travaillent sur la base de la confiance. C’est une histoire assez authentique. Les actionnaires d’Octopus sont toujours les mêmes depuis le début. C’est exceptionnel dans le secteur. Nous sommes et restons une histoire indépendante 100% belge.”

“Et nous pouvons aider les cabinets à être authentiques. Pourquoi êtes-vous client du cabinet A et non du cabinet B en tant qu’entrepreneur ? Parce que vous avez une connexion avec A. Parce que vous leur faites confiance et que tout se passe bien. Vous ne changez pas de comptable parce que quelqu’un est 100 euros moins cher. Les comptables font la différence lorsqu’ils ont une histoire et des valeurs. Nous les coachons dans ce domaine. Cela inclut également de les rassurer. ‘Est-ce que je fais bien les choses ?’, nous demandent-ils. Eh bien, vous n’avez pas besoin d’être un cabinet 100% numérique. Le marché et le législateur le détermineront. L’essentiel est de rester soi-même et d’aimer son travail. C’est un métier en pénurie, vous savez. Nous voulons aider les comptables à trouver de la satisfaction dans leur travail. Ils sont bien plus que la personne qui saisit les factures.”

Andries : “Pour parler crûment : si quelqu’un fait quelque chose de la même manière depuis 30 ans, il faudra tout autant de temps pour qu’il désapprenne. C’est un peu exagéré, mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’un entrepreneur de 55 ans passe facilement au numérique. Donc non, tout le monde n’est pas encore prêt et tout le monde ne l’attend pas. Cependant, lorsque le marché et le législateur imposent des changements, vous vous rendez compte que la capacité des gens à s’adapter est plus grande qu’ils ne le pensent. Une fois qu’ils font la transition, tout se passe bien.”

“Chez Octopus, nous avons défini une trajectoire de digitalisation. Cinq étapes pour digitaliser votre cabinet (téléchargez le livre blanc gratuit). Première condition : si vos employés ne sont pas prêts, ne commencez pas. La digitalisation est une opportunité, sans aucun doute. Mais pour cela, tout le monde doit regarder dans la même direction.”

Peggy : “J’ai moi-même été gestionnaire de dossiers pendant 10 ans dans un cabinet comptable. Cela aide à les comprendre. Lorsque je donne des formations, je connais leurs points de douleur. Et lorsqu’ils parlent d’amortissements ou de comptabilisation dans les comptes de régularisation, je sais de quoi ils parlent. Chez Octopus, nous ne sommes pas des vendeurs agressifs. Nous accompagnons nos clients, et cette approche personnelle plaît.”

Peggy : “La première étape est d’examiner vos clients : qui sont-ils et comment travaillent-ils. Facturent-ils encore sur papier ? Font-ils des factures dans Word ou Excel ? Cela ne sera plus possible à l’avenir. Le comptable doit donc examiner si ce client peut aller un peu plus loin, et de là, digitaliser. En tant que comptable, vous pouvez en parler lorsque vous voyez votre client une ou deux fois par an. Discutez déjà du fait qu’ils auront besoin d’un outil pour l’e-facturation à l’avenir, d’abord pour pouvoir recevoir des factures, puis pour les émettre eux-mêmes.”

Peggy : “Segmentez vos clients en groupes. Certains clients sont déjà prêts, commencez par eux. Passez ensuite au groupe suivant. Ainsi, la pression sur votre cabinet ne sera pas trop grande. Chez Octopus, nous formons les cabinets et les entrepreneurs. Et avec l’Octopus Academy, nous proposons des vidéos pour abaisser les barrières et faire découvrir notre portail client, Peppol, etc. Via notre portail client, vous pouvez soumettre des documents, mais aussi créer des factures de vente qui sont envoyées directement via Peppol. Nous envoyons également des newsletters avec des conseils aux entrepreneurs et aux comptables. Elles concernent souvent l’e-invoicing.”

Andries : “C’est exact. Peppol existe depuis longtemps, en tant que projet pilote avec peu ou pas d’application pratique au début. En août 2017, Octopus était le premier programme de comptabilité de notre pays à y être connecté. Travail de missionnaire, personne ne savait ce qu’était Peppol.” (rires) “Aujourd’hui, l’obligation légale de l’e-invoicing arrive, tant en Belgique que dans le reste de l’Europe.”

Andries : “Je le pense. La poule ou l’œuf, vous savez. Peppol n’a jamais décollé. Les petits disaient : ‘Oui, mais personne n’envoie avec ça.’ Et les grands : ‘Personne ne reçoit.’ Alors, vous pouvez continuer indéfiniment. L’obligation légale garantira le ‘Peppol-first’ : la garantie que vous pouvez envoyer et recevoir des factures correctement, à tout le monde. La décision prise, le marché est clair. Échanger des données au lieu de documents : c’est l’avenir.”

Peggy : “Nous sommes entièrement prêts. Depuis des années. Ceux qui utilisent Octopus peuvent activer Peppol immédiatement, car nous sommes un ‘point d’accès’. Pour l’entrepreneur, cela signifie simplement cocher une case dans le menu pour activer sa boîte aux lettres numérique. Peppol est lié à votre numéro d’entreprise et à votre adresse e-mail, et en une minute, vous recevez des factures via Peppol. Idem pour la création de factures de vente. Vous n’avez même pas besoin de vous enregistrer. Il suffit de cliquer sur ‘envoyer via Peppol’ au lieu de par e-mail. Si le système détecte que le numéro de TVA de votre client est déjà enregistré sur Peppol, votre facture est envoyée directement. Peppol est donc très facile à activer et à utiliser, contrairement à ce que certains pensent.”

Andries : “Peppol fait pour les factures ce que CODA fait pour les extraits de compte. En tant qu’entrepreneur, vous savez : mon comptable a tout. Plus de documents manquants ou à chercher. Si vous le souhaitez, vous avez aussi une meilleure vision de votre comptabilité. Mais l’impact le plus important est que la pression de toutes ces échéances disparaîtra. Pour l’entrepreneur et le comptable. ‘Je dois encore envoyer 100 factures à mon comptable.’ Ou ‘Il manque encore une facture chez tant de clients.’ Avec Peppol, elles arrivent automatiquement. Beaucoup plus efficace. Cela transformera le marché.”

Peggy : “Nous recevons des questions sur l’e-reporting. Peppol est évidemment sécurisé et à l’abri des fraudes. Ce n’est pas une facture envoyée par la poste qui peut être interceptée, ou un faux e-mail. Vous êtes sûr que ce que vous envoyez est reçu tel quel. En ce qui concerne l’e-reporting, les entrepreneurs se demandent si le gouvernement pourra consulter leurs factures. La réponse est non. La confidentialité des factures entre entreprises est maintenue. Ce qui va arriver, c’est que le gouvernement recevra deux ensembles de données par facture, à la fois de l’expéditeur et du destinataire. Pour vérifier s’ils correspondent. Entre autres pour lutter contre la fraude fiscale. L’e-reporting pourrait à terme remplacer la liste TVA. Pas la déclaration TVA : avec toutes les règles spéciales dans notre pays, elle devra encore être préparée et déposée par un comptable. C’est aussi une crainte chez les comptables : que ferons-nous encore si tout est automatisé ? L’e-invoicing et l’e-reporting ne vous remplaceront pas. Le travail de contrôle important reste : tout est-il correctement appliqué en termes de TVA et de fiscalité.”

Andries : “Octopus est un logiciel de comptabilité. Ouvert, connectable à tous. À court terme, nous voulons être ceux qui permettent aux comptables et aux entrepreneurs de démarrer facilement avec l’e-invoicing. Et dans quelques années, nous nous voyons comme le pivot de l’histoire comptable. Que les comptables traitent tout dans Octopus, tandis que les entrepreneurs utilisent la meilleure solution pour leurs besoins. Nous ne faisons pas tout nous-mêmes, mais nous offrons tout via des intégrations et des partenaires. Si quelqu’un a une solution fantastique, nous la connectons volontiers à Octopus. C’est l’avenir. Grâce à l’échange de données, il y aura plus d’activités entrepreneuriales et moins d’administration.”

Peggy: “Octopus est accessible, c’est notre force. Peu importe comment un cabinet veut utiliser Octopus. Un comptable classique qui reçoit des documents de l’entrepreneur et les saisit, ou quelqu’un qui travaille déjà plus numériquement, jusqu’à l’e-invoicing et l’histoire Peppol, CODA… Nous pouvons servir chaque type de cabinet et chaque entrepreneur.”

Andries: “Les entrepreneurs pensent que Peppol va leur donner plus de travail. C’est justement le contraire. Aujourd’hui, un entrepreneur doit encore se demander : comment vais-je recevoir mes factures : par la poste, par e-mail… Résultat : une affluence de canaux par lesquels les factures arrivent. Dans cinq ans, ce sera : je reçois mes factures dans Octopus, ou dans l’outil X ou Y. On ne parlera plus de Peppol. Comment ces factures arrivent dans notre programme de comptabilité : on n’y pensera plus. Comparez cela à téléphoner avec votre mobile. Vous achetez un mobile, et vous appelez. Vous ne vous préoccupez pas de ce qui se passe en arrière-plan. Ce système Peppol, c’est votre réseau téléphonique mobile. Vous avez un fournisseur et il s’occupe du reste. Vous envoyez et recevez des factures, et elles arrivent correctement et en toute sécurité, quel que soit l’outil que vous ou l’autre partie utilisez. Si les comptables peuvent aider leurs clients dans ce domaine, c’est une grande valeur ajoutée pour ces clients.” Alinea vergrendeld door Michaël Redant