Pour utiliser les nouvelles fonctionnalités, vous ne devez rien faire et vous pouvez immédiatement continuer à travailler dans la même version. La mise à jour est automatique.

Voici un aperçu de ce que la nouvelle mise à jour signifie pour vous:

Logiciel de comptabilité

1. Facturation: Le champ « référence de commande » sera complété automatiquement si rien n’est mentionné.

2. Comptes Annuels: Fonction de recherche des champs à remplir.

Listes

1. Dans la liste Historiques Clients/Fournisseurs, vous pouvez demander la visualisation avec les montants non apurés

2. Liste séparée des dépenses non admises par compte et par poste fiscal

3. Déclaration TVA – Déclaration TVA prorata

4. Déclaration TVA – Déclaration de substitution

5. Générer le tableau d’amortissement par période

Comptables

1. Aperçu des dossiers et des modules (comptables)

2. Informations détaillées des écritures comptables sont adaptables

3. Fiscalité automobile: extension de la feuille de déduction fiscale

4. Le raccourci CTRL + H dans les journaux pour afficher l’historique du compte dans l’exercice concerné

Automatisation

1. L’enregistrement automatique des factures d’achat est désormais possible pour les nouvelles relations

2. Encodage automatique des factures de vente (UBL)

3. Adapter les propositions d’encodage dans le journal d’achat

4. GED – Traitement des informations d’encodage dans les factures UBL

Portail client

1. Banque: Nouveau module de paiement – Créer des listes de travail paiements

2. Indiquez que vos documents sont payés

3. Inscription sur le réseau PEPPOL via le portail client

4. Accès gratuit à la boîte de réception PEPPOL dans le portail client pour tous les dossiers

5. Code QR dans l’aperçu des achats Portail Client

Ce champ est obligatoire pour PEPPOL, depuis la dernière mise à jour. Comme il n’était pas nécessaire pour de nombreux utilisateurs de le remplir, nous indiquons une valeur NULLE.

La nouvelle fonctionnalité d’établissement des Comptes Annuels est disponible depuis février 2023. Nous avons reçu plusieurs suggestions pour améliorer l’utilisation. En plus de nombreux ajustements mineurs, nous avons introduit des champs de recherche pour de nombreux champs numériques à remplir (par exemple commission paritaire, codes postaux…)

Voir les détails et conditions ici.

Grâce à une colonne supplémentaire et à un code couleur intuitif, vous pouvez rapidement visualiser les montants non apurés dans la présentation des historiques.

L’historique des dépenses non admises par compte existe depuis un certain temps et montre tous les coûts qui ne sont pas déductibles à 100%.

Afin d’avoir un meilleur aperçu de toutes les déductions fiscales nous avons établi une nouvelle liste par poste fiscal.

Cela montre tous les coûts auxquels un élément de déduction fiscale est lié, ainsi que les voitures qui sont entièrement déductibles.

Pour toute information sur l’utilisation de nos déductions fiscales, cliquez ici.

Lors de la création de la déclaration TVA vous pouvez définir le prorata. Dans l’écran sous le menu « Listes, Déclaration TVA » le bouton prorata vous permet de remplir ce chiffre.

Désormais vous pouvez indiquer qu’il s’agit d’une déclaration de substitution.

Lorsque vous générez le tableau d’amortissement, vous pouvez maintenant indiquer jusqu’à quelle période le tableau d’amortissement doit être affiché.

Les comptables (utilisateurs B) peuvent exporter la liste des dossiers vers Excel et demander un résumé des coûts via le menu « Gestion, Titulaires ».

Après avoir déposé la déclaration TVA, vous protégez les périodes de la déclaration suite à quoi les données ne sont plus modifiables.

La sécurité a été assouplie afin que les informations détaillées puissent être adaptées. Les données essentielles pour la déclaration à la TVA ne peuvent évidemment pas être modifiées.

Pour les déductions fiscales de type ‘Véhicule’, un onglet avec les données détaillées a été ajouté afin que vous puissiez garder toutes les informations nécessaires dans Octopus.

Lorsque le champ « compte » est actif lors de l’enregistrement dans un journal et que vous appuyez sur l’historique du compte pour l’exercice en cours s’ouvre automatiquement dans un onglet séparé.

Suite aux propositions d’encodage automatique il est possible d’enregistrer des factures d’achat de type UBL automatiquement, à condition que la relation existe déjà dans Octopus.

Avec cette mise à jour, vous pouvez spécifier un compte par défaut pour l’encodage automatique des factures UBL d’une nouvelle relation.

Si votre programme de facturation externe peut exporter vos factures de vente au format UBL, vous pouvez maintenant les traiter automatiquement dans Octopus.

Nous prenons naturellement en compte le numéro de série de la facture. Pour toute information, cliquez ici.

Le moyen le plus rapide, le plus simple et le plus fiable de comptabiliser les factures de vente reste un outil de facturation intégré ou notre propre solution de facturation.

Pour un aperçu des solutions intégrées, veuillez visiter notre site web, cliquez ici.

Nous avons introduit quelques optimisations pour améliorer la qualité de nos propositions d’encodage.

Actuellement, vous ne recevez que des propositions d’écriture lié au dossier et vous pouvez supprimer les propositions d’encodage non pertinentes avec un clic droit de la souris.

Vous souhaitez relire toutes les fonctionnalités de nos propositions d’encodage? Cliquez ici.

Les factures au format UBL contiennent parfois des informations comme par exemple un compte général. Dès cette mise à jour, Octopus utilisera ces informations pour faire une proposition d’écriture appropriée.

Les entrepreneurs peuvent désormais créer des fichiers de paiement via le portail client. Vous pouvez importer et exécuter ces fichiers de paiement dans n’importe quelle application bancaire.

Pour seulement €5 par mois, vous pouvez activer ce module pour tous les dossiers de votre licence.

Pour toute information, cliquez ici.

Les personnes physiques traitent de plus en plus leurs données financières avec nos mandats CODA gratuits, malgré le fait que cela n’est pas requis par la loi.

Pour ceux qui ne traitent pas les financiers nous avons prévu une nouvelle fonctionnalité. Dans cette mise à jour, vous pouvez indiquer si une facture est payée ou non.

Vous n’avez pas encore enregistré votre numéro d’entreprise sur le réseau Peppol? Vous pouvez le faire rapidement et facilement dans le portail client.

Une fois que votre numéro d’entreprise est enregistrée, les fournisseurs peuvent vérifier s’ils peuvent transmettre la facture à votre boîte de réception Peppol dans Octopus. Vous recevrez toujours une notification par e-mail d’Octopus.

Connectez-vous au portail client et accédez à Peppol inbox et suivez les instructions. L’inscription est entièrement gratuite.

A partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique via le réseau Peppol deviendra obligatoire pour toutes les entreprises.

Nous assurons l’accès à ce réseau sans frais supplémentaires pour chaque comptabilité effectuée dans Octopus.

Avec chaque document entrant via Peppol, l’entrepreneur recevra un e-mail. Grâce à cet e-mail, il peut automatiquement cliquer sur la boîte de réception Peppol dans le portail client.

Le lien dans le courrier reste actif pendant 90 jours.

Dans l’aperçu de vos factures d’achat, nous affichons un code QR contenant toutes les informations relatives au paiement. Vous pouvez facilement scanner ce code QR avec votre application bancaire et effectuer le paiement rapidement.