Découvrez ici toutes les questions fréquemment posées concernant le menu Banque en Octopus. Si vous êtes plutôt à la recherche d’un manuel de ce menu, consultez plutôt nos instructions.

Vous pouvez commander notre Module Banking par le menu ‘commander’ en Octopus.

Vos journaux financiers devront être pourvus de toutes les informations nécessaires au fonctionnement correct du module. À cette fin, allez vers le menu ‘Gestion, Journaux’ et créez de nouveaux journaux s’il y a lieu.

Ensuite, vous pouvez préparer votre journal financier. À ce niveau il est important d’introduire le numéro de compte bancaire, le Code BIC (en majuscules !) et le numéro de compte IBAN.

Dans le menu ‘Comptabilité, Lettrer/apurer’ il est possible de lettrer spécifiquement les clients ou les fournisseurs. Informations complémentaires dans notre manuel en ligne.

Vérifiez par le menu ‘Listes, Lettrages’, si la facture a déjà été lettrée. En cas de besoin vous pouvez supprimer le lettrage à ce niveau.

Ceci n’est pas possible. Les comptes TVA ne peuvent pas être lettrés sur base des montants des factures d’achat ou de vente.

À la fin de l’exercice comptable, votre compte bancaire affiche un solde négatif.
Vous devrez transférer ce montant au passif, compte 433000, Établissements de Crédit, dettes en compte courant.

Vous pouvez retrouver votre statut par le menu ‘banque, mandats CODA’

Quels sont les statuts possibles ?

Demandé par l’utilisateur: Vous-même (ou votre comptable) avez fait la demande du mandat. Nous envoyons les documents à l’adresse e-mail introduite.
En attente de signature par l’utilisateur: Nous vous avons envoyé les documents et attendons la signature de ceux-ci.
En traitement par la banque: Nous avons bien reçu les documents et noe les avons transmis à la banque.
Actif (en vert): le mandat est actif. Un CODA automatique a été exécuté.

Attention: lorsque les statut est qualifié d’actif mais n’est pas marqué en vert cela signifie que, dans le passé, une importation manuelle de CODA a été effectuée avec succès!

Encre des question concernant le mandats CODA ? Consultez notre manuel en ligne!

Si vous ne retrouvez pas ces statuts, il est probable que vous avez encore une ancienne version d’Octopus. Veuillez télécharger la version la plus récente par notre site Web.

Via ‘Importer Fichiers CODA’, le fichier CODA à traiter sera ouvert. Les mouvements pouvant être imputés correctement sont marqués en vert. Un mouvement non imputé peut être imputé en double-cliquant sur celui-ci. Ensuite, cliquez sur ‘Éditer’ et sélectionnez une relation.

Si le mouvement a déjà été imputé au compte 599999 ‘Compte d’attente CODA’, vous pouvez – dans le journal financier – établir un critère CODA, de manière que lors d’une prochaine importation d’un fichier CODA, un mouvement aux caractéristiques similaires sera imputé au compte / à la relation correcte.

1. Cliquez pour visualiser les informations CODA internes
2. Cliquez pour créer un nouveau critère CODA

1. Critères CODA existants

2. Cliquez pour créer un nouveau critère

L'étape suivante consiste à installer le nouveau critère.

1. Donnez un nom au nouveau critère
2. Sélectionnez le type de critère
3. Sélectionnez le type d'écriture à laquelle ce critère s'applique (Client, Fournisseur, Compte)
4. Sélectionnez le Client, Fournisseur, ou Compte auquel l'écriture résultante devra être attribuée.
5. Ajoutez éventuellement un commentaire sur base des informations CODA détaillées du mouvement.
6. Définissez le nouveau critère sur base de ceux repris dans les détails CODA, tels que le code du mouvement, la famille du mouvement, le numéro de compte bancaire...
7. Critères qui seront appliqués lors d'une prochaine importation de fichier CODA pour l'attribution des mouvements
8. Cliquer sur 'Appliquer' pour créer le critère

Le critère CODA est créé et sera appliqué lors de la prochaine importation d'un fichier CODA pout attribuer correctement des mouvements similaires.

Problèmes et causes possibles :

- Le solde du journal financier ne correspond pas au solde de départ du fichier CODA.
- Il n’y a pas d’accès au module bancaire activé pour ce dossier.
- Il n’a pas été possible de détecter, dans l’exercice, une période correspondant à la date des transactions.
- Il n’a pas été possible de trouver un journal financier correspondant au numéro de compte bancaire de ce fichier CODA.

Ceux-ci peuvent certainement être envoyés à une autre adresse e-mail : envoyez un e-mail à info@octopus.be en mentionnant votre numéro de compte bancaire et l’adresse à laquelle les messages d’erreur d’importation peuvent être envoyés. Nous réglons cela à bref délai pour vous.

SI, malgré tout, vous ne trouvez pas le problème, contactez-nous via info@octopus.be

Lors du traitement des CODA, un ‘Paiement Batch’ peut être directement lié à une enveloppe de paiement sur la base du nombre de transactions et les montants des transactions de détail. Ainsi Octopus sait directement qu’il peut récupérer toutes les lignes de l’enveloppe et les lettrer.

Si ce n’est pas un (Batch), Octopus doit réconcilier chaque ligne séparément et l’enveloppe restera en suspens dans le module bancaire. Si une enveloppe reste en suspens dans l’aperçu, le module bancaire continuera à tenir compte des transactions pour déterminer le solde ‘ouvert’ des documents.

Il est donc important que la liste des enveloppes soit conservé et tenue à jour. Via le ‘paiements Batch’ ceci se fait automatiquement. Sans ‘Batch’ il faut le faire manuellement.

Si le paiement ‘Batch’ ne se lie pas à une enveloppe ceci signifie en général que le CODA fourni ne contient pas les informations des ‘sous-mouvements (les paiements effectifs)’ et qu’Octopus ne dispose que des informations du mouvement global (Montant total de l’enveloppe)

Il vous faut alors contacter la banque pour pouvoir reprendre les informations des mouvements détaillés dans le CODA.