Pour simplifier et numériser vos demandes de mandats coda, Octopus et ING ont décidé de simplifier la procédure de demande en introduisant la signature électronique dans vos documents en PDF. La procédure restera la même, mais vous pourrez dorénavant signer vos documents en ligne, sans devoir les imprimer ou les scanner au préalable. Ce gain de temps fluidifiera votre travail.

1. Demandez votre mandat coda via Octopus
Demandez votre mandat coda via le menu « commande, lecture automatique des transactions financières » dans Octopus. Attention : vous devez déjà avoir ouvert le fichier pour lequel vous faites la demande. Ce dossier doit comporter un journal financier avec un numéro de compte IBAN dûment complété.

2. Confirmez votre demande
Confirmez votre demande en introduisant votre mot de passe Octopus. Le traitement des informations sera assuré par notre service support .

3. Vous recevez le document à signer par e-mail
Après avoir reçu la confirmation de votre demande de mandat coda, vous recevrez le document à signer en pièce jointe dans votre boîte mail.

4. Lisez attentivement le document et apposez votre signature électronique
Nous avons automatiquement rempli le document pour vous.
Vérifiez que le document ne contienne aucune erreur, apposez ensuite votre signature au bon endroit prévu dans le fichier PDF. Vous êtes désormais prêt !

5. Envoyez le document signé à Octopus
Envoyez le document signé à mandaat@octopus.be.

Un aperçu des mandats Coda et le statut d'une demande peuvent être consultés dans le menu « Banque, mandats CODA ».

Statut d'un mandat Coda :

• Demandé par l'utilisateur : L'entrepreneur ou le comptable a demandé le mandat et attend que les documents nécessaires soient envoyés par Octopus.
• En attente de signature par l'utilisateur : Les documents de demande de mandat ont été envoyés par Octopus au demandeur. Le client doit suivre les étapes en envoyant le mandat soit à Octopus, soit directement à la banque (en fonction de votre banque !).
• Traitement par la banque : Octopus ou vous-même avez envoyé les documents signés à la banque pour traitement final (Note : Notez que si vous avez directement envoyé le document à la banque, Octopus n’en n’est pas automatiquement notifié et votre statut peut rester bloqué au statut précédent pendant un moment).
• Actif : Le mandat est actif, les mandats coda ont été traités. (Attention : lorsque le statut est actif, mais pas marqué en vert, cela signifie qu'une importation CODA manuelle a réussi à un moment donné ! L'importation automatique n'est donc pas active).
• Non-actif : Un mandat coda est actif dans Octopus mais le dossier n'est plus actif.

Si vous ne trouvez pas ces statuts, vous avez probablement encore une ancienne version d'Octopus. Veuillez télécharger la dernière version sur notre site web.

Il est également possible que votre statut fasse un pas en arrière. Par exemple, de « traité par la banque » à « en attente de la signature de l'utilisateur ».

Cela signifie que la banque demande des informations supplémentaires ou a remarqué une erreur et a renvoyé le document.

Lorsque votre mandat CODA est activé, vous recevez une erreur d'importation. Ceci pour vous rappeler que le solde d'ouverture de votre CODA doit correspondre au solde de clôture de votre journal financier. Ensuite, tout fonctionne automatiquement !

Découvrez ici plus d'informations sur les erreurs d'importation possibles.