En tant qu'utilisateur d'Octopus, vous avez obtenu les accès au dossier que vous avez commandé. Un journal des Achats et un journal des Ventes ont été prévus par défaut. Vous pouvez modifier les paramètres des journaux déjà créés et vous pouvez évidemment créer vous même des journaux supplémentaires selon les besoins. L'écran de détail du journal permet également de supprimer la dernière écriture encodée dans ce journal.
Création d'un journal
Dans l'exemple illustré ci-dessous, nous créons un journal financier supplémentaire.
Par le menu 'Gestion, Journaux' nous appelons la liste des journaux déjà présents.
1. Cliquez sur 'Nouveau' pour créer un nouveau journal.
2. Cliquez sur 'Éditer' pour adapter les détails.
3. Cliquez sur 'Sauvegarder' pour sauver vos modifications.
Débloquage d'un journal:
Lorsqu'une session Octopus n'a pas été fermée de la manière normale, le journal est bloqué pendant un certain temps. Ceci fait l'objet d'un message lorsqu'on se reconnecte avec le même code d'accès. Il sera possible dorénavant de débloquer soi-même le journal sans faire appel à Octopus: par le menu 'gestion' , 'journaux', on sélectionne le journal. Par 'détails, éditer', cliquer sur 'débloquer le journal'.
information détaillée des champs 'journaux'
Type
Liste de choix où on détermine de quel type de journal il s'agit
•
A Journal des Achats.
•
V Journal des Ventes
•
F Journal Financier
•
D Journal des OD-opérations diverses
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L Notes de livraison (voir manuel spécifique du module de facturation)
Nom
Numéro du journal. Doit commencer par A, V, F, D ou L
Libellé
Dénomination libre de ce journal.
•
Le libellé doit être rempli dans au moins une langue.
Période active
Période active d'encodage dans ce journal. Cette période sera proposée lors du prochain encodage mais peut être adaptée au moment même.
Sécurisé jusqu'à la période
Le cas échéant, indiquer jusqu'à quelle période ce journal est sécurisé.
L'encodage n'est possible que dans une période postérieure à la période sécurisée. La sécurisation est réversible. Cette donnée est donc adaptable à tout moment.
Si on désire malgré tout encoder dans une période antérieure sécurisée, la modification s'effectuera ici.
La sécurisation des journaux d'achat et de vente peut se faire lors de l'établissement de la déclaration TVA
Clôturé jusqu'à la période
Mentionné à titre d'information. La clôture des périodes devient définitive par la clôture de l'exercice (Menu: 'Exercice, Clôturer l'exercice')
Numéro du prochain enregistrement
On indique ici quel sera le numéro d'ordre du prochain encodage.
Normalement, le numéro d'un encodage est d'office le numéro précédent augmenté de 1.
Si on veut utiliser un numéro d'ordre supérieur pour l'encodage suivant, c'est ici que ce numéro sera déterminé.
•
Le numéro du prochain enregistrement doit toujours être supérieur au dernier numéro utilisé.
Compte
Uniquement pour les journaux financiers.
Le numéro du plan comptable à lier à ce journal (ex. 550001)
Devise
Uniquement pour les journaux financiers.
Sélectionnez ici, s'il y a lieu, la devise étrangère en vigueur pour ce journal.
Détails de banque
Information supplémentaire pour les usagers du module de facturation.
Cet onglet n'est affiché que dans les journaux établis précédemment.
Lors de la création d'un nouveau journal financier, il faudra d'abord le sauvegarder avant de voir apparaître l'onglet concerné.
