En tant que client Octopus, plusieurs assistances vous sont proposées lorsque que vous avez besoin d’aide.

Dans un premier temps, notre manuel interactif  est très détaillé et vous permettra de trouver réponse à votre question et disponible dans le logiciel comptable via F1.

L’Academy Octopus est un outil très pratique. Vous y trouverez toute une série de tutoriels très pratiques.

Des sessions d’informations et des Webinaires sont organisés  régulièrement afin de vous informer de l’actualité d’Octopus, des mises à jours, etc.

Ensuite, vous avez également la possibilité demander une  formation auprès de nos vendeurs.

Enfin, vous avez le possibilité de joindre le support 5 jours sur 7 pendant les heures de bureau. Vous retrouvez les coordonnées ci-après : support@octopus.be | 010 28 04 55

Via le menu Gestion, Utilisateurs vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur.

Consulter l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.

Le PCMN est repris par defaut dans tous les nouveaux dossiers. Vous pouvez les modifier via Gestion, Relations.

Consultez la documentation pour plus d’informations.

Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.

Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.

Consultez la documentation pour plus d’informations.

Vous pouvez importer des factures manuellement, mais nous ne supportons plus cette fonctionnalité en raison du risque élevé d’erreurs. Nous vous recommandons d’utiliser le service web pour établir une connexion avec un dossier Octopus. Cela permet une intégration plus efficace et évite la manipulation des fichiers par l’utilisateur. Pour plus d’informations, envoyez un email à webservice@octopus.be.

Consultez la documentation pour plus d’informations.

Gardez votre email à portée de main, avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Allez sur www.octopus.be et cliquez sur le bouton ‘Télécharger’ en haut à droite.

Cliquez sur l’icône appropriée pour l’installation. Utilisez-vous Windows ? Vous devrez alors indiquer si vous utilisez la version 32 ou 64 bits. Après avoir choisi, vous devrez confirmer le téléchargement.

Une fois le téléchargement terminé, choisissez ‘exécuter’ et la langue souhaitée.

L’installation commencera, cliquez sur ‘suivant’ à chaque étape jusqu’à la dernière étape ‘installer’.

Une fois l’installation terminée, cliquez sur ‘terminer’ pour démarrer Octopus.

Vous trouverez le logo Octopus sur votre bureau, vous pouvez vous connecter directement via le raccourci.

Via le menu Gestion, Exercices et double-cliquez sur l’exercice à modifier. Cliquez ensuite sur le ‘crayon’ en haut pour modifier les dates de début et de fin de votre exercice.

ATTENTION: La date de début d’un exercice peut uniquement être modifiée s’il n’y a pas d’exercice précédent et s’il n’y a pas eu d’écritures dans l’exercice à modifier. Pour des ajustements spécifiques, contactez info@octopus.be.

Vous pouvez le modifier en double-cliquant sur le journal dans Gestion, Journaux. Cliquez ensuite sur le crayon, et à côté de Numéro de l’enregistrement suivant, vous pouvez modifier le numéro.

Via le menu Aide, Changer le thème des couleurs Vous pouvez ainsi ajuster le schéma de couleurs et la taille de la police.

Consultez la documentation pour plus d’informations

Avec votre code d’accès unique (numéro U/B/K/S), vous avez, en tant que propriétaire d’un dossier (en fonction de votre type d’abonnement), des droits pour effectuer des opérations dans vos dossiers.

Via le menu Gestion, Utilisateurs, vous pouvez :

• Ajouter de nouveaux utilisateurs ayant des droits d’accès à votre dossier
• Restreindre les droits des utilisateurs ajoutés précédemment
• Supprimer les utilisateurs ajoutés précédemment
• Modifier le mot de passe d’un utilisateur ajouté

Modifiez votre mot de passe en allant dans le menu Gestion, Changer Mot de passe. Vous recevrez une confirmation immédiate lorsque votre nouveau mot de passe sera accepté.

Conseil : votre administrateur a un accès unique liée à votre dossier. Il n’est donc pas nécessaire de transmettre vos informations ou de signaler que vous avez modifié votre mot de passe. Il est également recommandé de saisir votre adresse e-mail dans la boîte de dialogue. De cette manière, vous pouvez réinitialiser votre mot de passe en cas d’oubli.

Consultez la documentation pour plus d’informations.

Vérifiez dans ‘Gestion, Relations‘ que la case client et/ou fournisseur est cochée et que la relation est active.

Les comptes du grand-livre utilisés pour des écritures ne peuvent pas être supprimés. Les comptes non utilisés peuvent être supprimés via le menu Gestion, Comptes. Sélectionnez les comptes à supprimer et cliquez sur la ‘poubelle‘.

Vous ne pouvez pas supprimer un exercice vous-même. Contactez info@octopus.be. Assurez-vous qu’il n’y a plus d’écritures associées à l’exercice à supprimer.

Via Gestion, Journaux, vous pouvez supprimer la dernière écriture pour chaque journal. Les écritures peuvent également être écrasées par de nouvelles écritures. N’oubliez pas de sauvegarder les modifications via F12 ou Exécuter.

Via Gestion, Journaux, vous pouvez supprimer la dernière facture de vente. Si c’est une facture intermédiaire, vous pouvez la remplacer si elle n’a pas encore été comptabilisée. Sinon, vous devrez créer une note de crédit interne.

Pour vous inscrire sur le réseau Peppol, il vous faudra enregistrer votre boîte de messagerie Peppol, via l’onglet Commander dans d’Octopus, puis cliquez sur Enregistrer votre boite messagerie numérique Peppol. Vous devrez ensuite entrer votre nom, adresse e-mail ( pour rappel, vous recevrez un mail de confirmation lors de l’arrivée de chacune de vos factures ), et confirmer la commande avec le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à Octopus.

Cette manipulation est 100% gratuite. Cette inscription vous permettra de recevoir vos factures via Peppol.

Attention, vous ne pouvez être inscrit qu’à un seul point d’accès Peppol. Si vous désirez changer, prévenez le support via cette adresse. Une fois désinscrit, La possibilité de vous inscrire sur un nouveau point d’accès vous sera octroyée.

Si une session n’est pas correctement fermée, le journal est verrouillé pour une certaine période. Si vous vous reconnectez avec le même nom d’utilisateur, vous recevrez un message d’erreur.  Via le menu Gestion, Journaux, vous pouvez ouvrir le journal souhaité et cliquer sur débloquer le journal.

Oui, avec l’application Real Time Octopus, vous avez la possibilité de consulter vos chiffres en permanence.

Les fonctionnalités sont nombreuses, mais les principales sont les suivantes : demander des rapports,un  apperçu global de  votre comptabilité et de vos chiffres, ou encore envoyer directement une facture dans votre dossier via la fonction Click&Book. En bref, vous pouvez contrôler votre comptabilité avec un simple smartphone.

L’application est téléchargeable gratuitement sur l’App Store ou Google Play.

Vérifiez que tous les exercices comptables ont été reportés.

Dans Liste, Opérations ouvertes vous devez cocher solde au.

Si cela concerne un compte, vous devez le définir comme Compte lettrable dans tous les exercices.

Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.

Votre client a besoin de sa propre licence pour utiliser l’application Octopus (à partir de 10 € par mois).

Consultez la documentation pour plus d’informations.

La personnalisation de vos factures se fait via l’onglet Facturation, Initialisation du module de facturation. Au sein de cet onglet, vous aurez la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant le logo de votre entreprise, en choisissant les informations qui doivent  figurer sur votre facture,  mais également d’y combiner un document l’accompagnant.

La personnalisation de vos bons de livraison et de vos rappels est également faisable, dans ce même onglet. Pour plus de détails, suivez ce lien vers notre Academy : Initialisation du module de Facturation – Octopus Academy

Vérifiez qu’un compte d’enregistrement est associé aux codes TVA utilisés via Gestion, Codes TVA et que les factures précédentes ont été comptabilisées.

Vous devrez probablement décocher la case ‘schéma abrégé’.

Consultez l’Academy ou à la documentation pour plus d’informations.

Vérifiez si les factures ont été enregistrées via le menu Facturation, Enregistrer. Sinon, contactez-nous via info@octopus.be.

En plus des champs fournis dans le programme (nom et adresse du client, description, prix de l’article, etc.), vous pouvez également créer vos propres ‘champs’ dans Octopus.

Avec l’éditeur intégré, vous pouvez placer ces champs librement sur les modèles souhaités. Ainsi, le module de facturation est adaptable et utilisable dans divers domaines. Plus d’informations se trouvent dans la documentation.

Comme gestionnaire de dossier vous avez la possibilité d’enregistrer la boîte de messagerie de votre client au réseau Peppol sous Commander. Votre client recevra alors un mail lui indiquant qu’un document Peppol est arrivé avec un lien temporaire vers Peppol Inbox dans la PDI.

Vous avez le choix entre les journaux V ou V1 par défaut. Si vous avez plusieurs journaux, vous pouvez créer un modèle différent pour chacun. Si vous n’avez qu’un journal, choisir V ou V1 n’a pas d’importance.

Pour appliquer un modèle à tous les journaux, choisissez V.

Pour plus d’informations, consultez l’Academy.

Octopus est très facile à utiliser. Utiliser des raccourcis clavier peut vous faire gagner encore plus de temps.

Mais quels sont les raccourcis disponibles et comment les utiliser ?

Consultez la documentation pour plus d’information.

Consultez la documentation pour plus d’informations.

Consultez la  documentation pour plus d’information.