Dit stuk kwam tot stand dankzij de samenwerking met AccountancyVandaag. Lees het originele artikel hier.

INTERVIEW

Octopus, het 100% Belgische online boekhoudpakket, blaast in 2022, 20 verjaardagskaarsen uit. De Octopus-software, waarmee boekhouders en ondernemers een overzicht behouden over documenten en cijfers, is dus niet aan het proefstuk toe. Octopus is compatibel met andere software, voortdurend bijgestuurd door klantenfeedback en zo Belgisch als een puntzak frieten met stoofvleessaus. Managing director Andries Geers vertelt met veel passie over de no-nonsense aanpak van 20 jaar Octopus.

In plaats van te investeren in grote marketingcampagnes, investeren we in mensen, die actief aan relatiebeheer doen. Zij luisteren aandachtig naar wat onze verschillende klanttypes nodig hebben, accountants en ondernemers, groot en klein. Wekelijks komen er zo suggesties binnen. Dankzij die vinger aan de pols weten we ons al twintig jaar aan te passen en groeien we mee met onze klanten.”

Octopus kiest ervoor om zich exclusief op de Belgische markt te richten en heeft daar een goede reden voor.

“Wij zijn één van de weinige aanbieders van online boekhoudsoftware die 100% Belgisch is. We kennen de complexe, Belgische wetgeving goed en volgen veranderingen op de voet. Er is een groot onbenut potentieel in ons land: zo’n 70% van alle bedrijven doet de boekhouding nog steeds offline, op papier. Onze klanten zijn boekhouders en ondernemers die hun boekhouding efficiënter en digitaal willen voeren. Octopus is gegroeid vanuit de filosofie van samenwerking tussen accountants en ondernemers, kortom een coöperatief platform. Je kan als accountant immers de boekhouding niet digitaliseren, als de ondernemer niet wil digitaliseren.”

Een digitale boekhouding. Anno 2022 klinkt dat heel logisch. Octopus ontstond echter in een tijdperk waarin papieren dossiers en floppydisks nog dagelijkse kost waren en het gros van de Belgen nog niet aan pc-banking durfde te doen.

“Octopus zag in 2002 het levenslicht, tijdens de economische crisis in de nasleep van 9/11. In die tijd bestonden er nog geen boekhoudprogramma’s voor ondernemers, enkel gespecialiseerde software voor accountants.”

Enkele enthousiastelingen stortten zich, met input van de accountant en enkele van zijn klanten, op het project. Dit groeide finaal uit tot een zelfstandig bedrijf, dat ze enkele jaren geleden omdoopten tot Octopus.

“Het begon als een ludieke projectnaam, maar hij bleef plakken. Naar analogie van de veelarmige octopus, is het letterlijk een programma met veel armen: naar de ondernemer, de boekhouder, de bank voor rekeninguittreksels, en ook andere tools waarvan de klant gebruik maakt. Voor accountants biedt Octopus bovendien heel wat interessante features zoals: spreiding kosten, btw-aftrekbaarheid, fiscale aftrekbaarheid, nieuwe autofiscaliteit, periodieke afschrijvingen, verplichte pro rata temporis, investeringsaftrek, …”

Octopus richtte zich in het begin vooral op ondernemers en telt anno 2022 maar liefst 55.000 klant-ondernemers waarvan de boekhouding via Octopus verloopt. Daarnaast telt Octopus vandaag ook 2.200 boekhoudkantoren tot hun klantenbestand. Heel wat klanten zijn er al vanaf de begindagen bij.

“We bieden oplossingen voor ondernemers, groot en klein, die actief bij hun boekhouding betrokken zijn en voortdurend controle over hun cijfers willen, maar ook voor ondernemers die er liever zo min mogelijk mee bezig zijn. Ondertussen groeide onze software uit tot een volwaardig boekhoudpakket met alle mogelijke functionaliteiten voor accountants. Onze klant-accountants kunnen, in samenspraak met de ondernemers, bepaalde rechten voor hen aan- of uitzetten in het programma, zodat de klant meer of minder zelf kan doen.”

De pioniers die mee aan de wieg van het Octopus-boekhoudpakket stonden, werken er nog steeds, al breidde het personeelsbestand natuurlijk verder uit. Iedereen die er werkt, krijgt de bedrijfswaarden met de paplepel ingegoten. Octopus biedt ‘value for money’. Dat blijft een constante in het verhaal van Octopus, net zoals de nuchtere, no-nonsense mentaliteit. Octopus?! ‘What you see, is what you get.’

“Die waarden vormen de basis. In plaats van in te zetten op zoveel mogelijk winst, willen we zoveel mogelijk mensen vooruithelpen. Daarom zorgen we er ook voor dat Octopus compatibel is met heel wat andere software. Veel bedrijven combineren Octopus met een eigen facturatiesysteem, dat de facturen automatisch naar Octopus doorstuurt. Wij willen dat technologie voor iedereen beschikbaar is, en zijn grote fan van open software. Dat we 100% onafhankelijk zijn, helpt om dit te realiseren.”

De papieren boekhoudingen de wereld uithelpen, dat is de drijfveer van Andries en zijn collega’s. “Onderschat het niet. Heel wat ondernemers creëren hun facturen nog in Office en volgen betalingen manueel op in Excel. Elk kwartaal brengen ze een map met alle facturen en btw-bonnetjes naar hun accountant.”

Toch raadt Andries niet iedereen aan om zomaar te digitaliseren. “Natuurlijk geloof ik dat digitalisering je helpt om tijd te besparen en grip te krijgen op je cijfers, maar ik ben daar ook realistisch in. Veel ondernemers en sommige boekhouders zijn er nog niet klaar voor.

Octopus is een coöperatief platform. Alle betrokkenen moeten met volle goesting de stap naar een digitale boekhouding aangaan, anders lukt het niet. Een mentaliteitsklik vergt nu eenmaal tijd. De grootste drempel voor digitalisatie zijn vastgeroeste gewoontes. Ik geloof heel hard in het juiste product voor de juiste klant én op het juiste moment. Veel accountants die vijf jaar geleden aangaven dat digitalisatie niets voor hen is, stappen nu zelf op ons toe.”

Octopus is alvast niet van plan om haar 20 jaar op de teller ongemerkt voorbij te laten gaan. Het Octopus-team werkt volop aan de plannen voor een smakelijke verjaardag viering in het najaar van 2022. Wordt vervolgd. Veel belangrijker nog, ondertussen denkt het voltallige team verder na over de toekomst van het bedrijf.

“We zijn nuchter genoeg om toe te geven dat we geen idee hebben hoe de markt er binnen 10 jaar zal uitzien. Eén ding staat vast: data worden belangrijker dan documenten. Met een papieren dossier of pdf kan je niet automatiseren, met data wel.”

“Octopus is daar een voorloper in. Zo waren we, in België, het eerste online boekhoudpakket dat geconnecteerd was met de Europese e-facturatietool Peppol.

Bottomline, we blijven een zeer sterke luisteraar in de markt, screenen de noden van al onze klanttypes en ontwikkelen de Octopus-software zo verder door. We zetten ook actief verder in op een zeer persoonlijk contact met accountants en ondernemers.”