Elektronische facturatie, e-invoicing, e-facturatie: hoe je het ook noemt, het komt eraan voor b2b-transacties. Achterliggend wordt het Peppol-netwerk gebruikt. Octopus, een volledig Belgisch boekhoudprogramma, is een Peppol-pionier en is dan ook helemaal klaar voor de komende transitie. Tijd voor een babbel met Andries Geers en Peggy D’Herde van Octopus.

Dit stuk kwam tot stand dankzij de samenwerking met AccountancyVandaag. Lees het originele artikel hier.

Andries (managing director): “Octopus is boekhoudsoftware met een platform waar ondernemers en accountants samenwerken. Al 21 jaar. Als een boekhouder ons vraagt: hoe kan ik een digitaal kantoor worden, is ons antwoord: in samenwerking met je klant. Nog niet elk kantoor en elke klant is daar klaar voor. In ons programma kan een kantoor alle typedossiers voeren. 100% digitaal is het streefdoel, maar da's een marathon, en we zijn nog lang niet aan de meet."

“We zijn zelf een kmo, met een vijftiental mensen. Da's een voordeel. Want ook onze klanten zijn kmo’s. We maken hetzelfde mee en lopen tegen dezelfde zaken op. Vandaag werken we met 2.300 kantoren samen: sommige hebben één dossier via Octopus, andere veel meer. Vooral bij eenmanskantoren en kantoren met enkele medewerkers staan we sterk. Maar ook bij de grotere kantoren hebben we heel wat klanten. Ze beginnen met één dossier via Octopus, op vraag van een ondernemer, en gaandeweg breidt zich dat uit.”

Peggy (relation & sales): “Niet onbelangrijk is dat we onze tool 21 jaar geleden meteen gestart zijn in de cloud. Daardoor kan de ondernemer zo vlot samenwerken met de accountant. Velen zijn ons daarin intussen gevolgd.”

Andries: “Het is vandaag niet makkelijk om je als accountant te onderscheiden. Een manier om dat te doen, is door authentiek te zijn.”

Andries: “Octopus is de vreemde eend in de bijt, als prijsbreker. We willen voor zoveel mogelijk mensen een verschil maken en spelen enorm in op klantenbinding. Als er extra functies bijkomen in Octopus, gaan we niet plots meer geld vragen. Hoe beter de boekhouder het verschil kan maken voor z'n klant, hoe beter voor ons.”

“De accountancy is een vertrouwenssector. We hebben geen enorm marketingbudget, we investeren liever in onze relatiebeheerders, die op basis van vertrouwen werken. Dat is een vrij authentiek verhaal. De aandeelhouders van Octopus zijn nog altijd dezelfde als van bij de start. Uitzonderlijk in de sector. We zijn en blijven een eigenwijs 100% Belgisch verhaal.”

“En we kunnen kantoren helpen om authentiek te zijn. Waarom ben je als ondernemer klant bij kantoor A en niet bij kantoor B? Omdat je een klik hebt met A. Omdat je die vertrouwt en het goed gaat. Je verandert niet van boekhouder omdat iemand 100 euro goedkoper is. Accountants maken het verschil als ze een verhaal hebben waar ze voor staan. Wij coachen hen daarin. Daar hoort ook een stuk geruststellen bij. 'Ben ik wel goed bezig', vragen ze ons. Wel, je moet geen 100% digitaal kantoor zijn. De markt en de wetgever zullen het wel uitwijzen. Essentieel is dat je blijft wie je bent, en dat je je job graag blijft doen. Knelpuntberoep, hé. We willen accountants helpen voldoening halen uit hun job, ze zijn zoveel meer dan de persoon die de facturen inklopt.”

Andries: “Cru gezegd: als iemand al 30 jaar iets op dezelfde manier doet, duurt het even lang om dat weer af te leren. Beetje overdreven, maar je kunt niet verwachten dat een ondernemer van 55 moeiteloos overstapt naar het digitale verhaal. Dus nee, nog niet iedereen is er klaar voor en niet iedereen zit erop te wachten. Nu, als de markt en de wetgever zaken opleggen, merk je dat de capaciteit van mensen om in iets mee te gaan groter is dan ze zelf inschatten. Zodra ze omschakelen blijkt het allemaal wel mee te vallen.”

“Binnen Octopus hebben we een digitaliseringstraject uitgestippeld. Vijf stappen om je kantoor te digitaliseren (download het gratis whitepaper). Eerste voorwaarde: als je medewerkers er niet klaar voor zijn, begin er niet aan. Digitalisering is een opportuniteit, zonder twijfel. Maar daarvoor moet iedereen wel in dezelfde richting kijken.”

Peggy: “Ik was zelf 10 jaar dossierbeheerder in een accountancykantoor. Dat helpt om hen te verstaan. Als ik opleiding geef, ken ik hun pijnpunten. En wanneer ze het over afschrijvingen hebben of iets in ‘overlopend’ boeken, weet ik wat ze bedoelen. Bij Octopus zijn we geen hardsellers. We begeleiden onze klanten, en die persoonlijke aanpak spreekt aan.”

Peggy: “De eerste stap is dat ze kijken naar hun klanten: wie zijn die, en hoe werken ze. Factureren ze nog op papier? Maken ze facturen in Word of Excel? Dat zal in de toekomst niet meer kunnen. Dus moet de accountant bekijken of die klant een stapje verder kan gaan, en van daaruit digitaliseren. Als accountant kun je het daarover hebben als je je klant een of twee keer per jaar ziet. Bespreek al eens dat ze in de toekomst een tool nodig gaan hebben voor e-facturatie, eerst om facturen te kunnen ontvangen, later om ze zelf ook te maken.”

Peggy: “Deel je klanten op in groepen. Sommige klanten zijn al mee, start bij hen. Ga dan naar de volgende groep. Zo wordt de druk op je kantoor niet te groot. Bij Octopus geven we opleidingen aan kantoren en ondernemers. En met de Octopus Academy bieden we video’s aan om de drempel te verlagen, en mensen kennis te laten maken met ons klantenportaal, Peppol, enzovoort. Via ons klantenportaal kun je documenten aanleveren, maar evengoed verkoopfacturen maken die direct via Peppol verzonden worden. We sturen ook nieuwsbrieven met tips naar ondernemers en accountants. Die gaan nu vaak over e-invoicing.”

Andries: “Klopt. Peppol bestaat al lang, als pilootproject met in het begin weinig of geen toepassingswaarde. In augustus 2017 was Octopus het eerste boekhoudprogramma van ons land dat daarop aangesloten was. Missionariswerk, niemand wist wat Peppol was.” (lacht) “Vandaag komt de wettelijke verplichting op e-invoicing eraan, zowel in België als in de rest van Europa.”

Andries: “Ik vind van wel. De kip of het ei, hé. Heel lang is Peppol niet van de grond gekomen. De kleintjes zeiden: 'Ja maar, er is niemand die hiermee verstuurt.' En de grote: 'Er is niemand die ontvangt'. Dan kun je bezig blijven. De wettelijke verplichting zal zorgen voor Peppol-first: de garantie dat je facturen correct kunt versturen en ontvangen, naar iedereen. Dat de beslissing genomen is, geeft de markt duidelijkheid. Data uitwisselen in plaats van documenten: dat is de toekomst.”

Peggy: “We zijn er volledig klaar voor. Al jaren. Wie Octopus gebruikt, kan meteen Peppol activeren, want we zijn ‘access point’. Voor de ondernemer houdt dat niks meer in dan in het menu aanklikken dat je je digitale postbus wil activeren. Peppol wordt gekoppeld aan je ondernemingsnummer en je mailadres, en na een minuut ontvang je facturen via Peppol. Idem met verkoopsfacturen maken. Daarvoor moet je je zelfs niet registreren. Da's gewoon een knopje met 'verzenden via Peppol' in plaats van via mail. Als het systeem merkt dat het btw-nummer van je klant al geregistreerd is op Peppol, wordt je factuur meteen ook zo doorgestuurd. Peppol is dus heel eenvoudig te activeren en te gebruiken, in tegenstelling tot wat sommigen denken.”

Andries: “Peppol is voor facturen wat CODA voor rekeninguittreksels doet. Als ondernemer weet je: m'n boekhouder heeft alles al. Geen documenten meer die ontbreken of die je bij elkaar moet zoeken. Als je dat wil, krijg je daarmee ook een beter inzicht in je boekhouding. Maar de grootste impact is dat de druk van al die deadlines zal wegvallen. Voor ondernemer en accountant. ‘Ik moet nog 100 facturen doorsturen naar m’n boekhouder.’ Of ‘Bij zoveel klanten ontbreekt nog een factuur.’ Met Peppol lopen die gewoon binnen. Veel efficiënter. Dat zal de markt hervormen.”

Peggy: “We krijgen vragen over e-reporting. Peppol is uiteraard beveiligd en fraudebestendig. Het is geen factuur met de post die kan worden onderschept, of een valse e-mail. Je bent zeker dat wat je verstuurt ook zo ontvangen wordt. In verband met e-reporting willen ondernemers weten of de overheid zal kunnen meekijken in hun facturen. Het antwoord is nee. De vertrouwelijkheid van facturen tussen bedrijven blijft behouden. Wat er wel aankomt is dat de overheid per factuur twee datasets zal krijgen, zowel van de afzender als van de ontvanger. Om te checken of die matchen. Onder meer om factuurfraude tegen te gaan. E-reporting kan op termijn de btw-listing vervangen. Niet de btw-aangifte: met alle speciale regels in ons land zal die nog altijd door een accountant moeten worden voorbereid en ingediend. Ook dat is een angst bij accountants: wat gaan we straks nog doen als alles automatisch verloopt? E-invoicing en e-reporting zullen je heus niet vervangen. Het belangrijke controlewerk blijft: is alles correct toegepast qua btw en fiscaliteit.”

Andries: “Octopus is boekhoudsoftware. Open, connecteerbaar met iedereen. Op korte termijn willen we diegene zijn die ervoor zorgt dat accountants en ondernemers vlot kunnen starten met e-invoicing. En over een paar jaar zien we ons als de draaischijf van het boekhoudkundig verhaal. Dat accountants alles in Octopus verwerken, terwijl ondernemers de beste oplossing gebruiken voor hun noden. Wij doen niet alles zelf maar bieden wel alles aan via integraties en partners. Als iemand een fantastische oplossing heeft, koppelen we die graag met Octopus. Dat is de toekomst. Dankzij data-uitwisseling zal er meer ondernomen kunnen worden, en minder aan administratie worden gedaan.”

Peggy: “Octopus is laagdrempelig, dat is onze sterkte. Hoe een kantoor Octopus ook wil gebruiken. Een klassieke boekhouder die documenten krijgt van de ondernemer en die gaat inboeken, of iemand die al digitaler werkt, tot en met e-invoicing en het Peppol-verhaal, CODA … Wij kunnen elk type kantoor bedienen, en elke ondernemer.”

Andries: “Ondernemers denken dat Peppol hen extra werk gaat bezorgen. Het is net omgekeerd. Vandaag moet een ondernemer zich nog afvragen: hoe ga ik mijn facturen ontvangen: via de post, per mail ... Gevolg: een toevloed van kanalen waarlangs facturen binnenkomen. Over vijf jaar zal dat zijn: ik ontvang m’n facturen in Octopus, of in tool X of Y. Dan zal het ook niet meer over Peppol gaan. Hoe die facturen in ons boekhoudprogramma belanden: daar gaan we niet meer bij stilstaan. Vergelijk het met bellen via je gsm. Je koopt een gsm, en je belt. Wat er achterliggend gebeurt, daarmee ben je niet bezig. Dat Peppol-systeem, da's je mobiel telefoonnetwerk. Je hebt een provider en die doet de rest. Je verstuurt en ontvangt facturen, en die komen correct en veilig aan, welke tool jij of de andere partij ook gebruikt. Als accountants hun klanten daarbij op weg kunnen helpen, is dat een grote meerwaarde voor die klanten.”