Wat doet een boekhouder?

Je bent recent zelfstandig gestart maar nu krijg je plots te maken met allerlei administratieve verplichtingen. Een volledige boekhouding bijhouden? Daar heb je geen ervaring mee.

Gelukkig zijn er boekhouders. Zij volgen de de fiscale wetgeving op de voet en kunnen je hierbij helpen. In dit artikel geven we graag een introductie in de werking van het boekhoudkantoor.

Wil je een erkend boekhouder inschakelen, dan moet je eerst begrijpen wat je hiervan kan vragen.

De taken van een boekhoudkantoor evolueerden doorheen de tijd van puur documentverwerking naar een steeds meer adviserende rol voor haar klanten. Waar de gemiddelde boekhouder 20 jaar geleden geregeld schoendozen vol papieren moest verwerken, klasseren en overtypen wordt vandaag een groot deel van dat werk gedigitaliseerd.

Dat is goed nieuws, want zo heeft je accountant meer tijd voor financieel advies, tips te delen rond aftrekposten, om samen je belastingaangifte te overlopen of je balans toe te lichten.

Het is nog steeds jouw taak als ondernemer om al je aankoop- en verkoopfacturen aan te leveren, zodat je boekhouder elk kwartaal een btw aangifte kan doen, maar moderne software gaat met behulp van automatische documentherkenning alvast een deel werk overnemen.

We maken onderscheid tussen 2 profielen.

De dossierbeheerder, de persoon die jouw dossier (je boekhouding) zal behandelen, controleert alle gegevens op fouten, zorgt ervoor dat de financiële administratie geboekt worden in de juiste categorieën én zoekt actief naar optimalisaties.

Gemiddeld gaat een dossierbeheerder 25-35 bedrijven onder zijn hoede nemen, al kan dat een pak meer of minder zijn naargelang de grootte en complexiteit. Sommige boekhoudkantoren zullen je dossier op het einde van het boekjaar nog eens laten controleren (dubbelchecken) door een tweede medewerker.

Jouw dossierbeheerder is je contactpersoon voor alledaagse vragen rond je btw aangifte, jaarrekeningen, belastingaangiftes, verwerken van je inkoopfacturen en overige boekhoudkundige gegevens.

Maar wat als je fiscaal advies wilt of strategische vragen hebt rond je gehele boekhouding?

De meer senior profielen op het kantoor krijgen een belangrijke taak. Zij gaan zich minder bezig houden met het dagelijks boekhouden van meerdere bedrijven en vooral de fiscaliteit en toekomststrategie bespreken met de bedrijfsleiders. Zij blijven hiervoor perfect op de hoogte van veranderingen in de wetgeving en sturen de dossierbeheerders bij waar nodig.

Tip: het spreekt natuurlijk voor zich, maar hoe beter je boekhouding up-to-date blijft, hoe meer inzicht in je financiële situatie tijdens het boekjaar.

Het aanleveren van die gehele administratie is nog steeds aan jou. Ook zijn er slechts weinig boekhouders die ook daadwerkelijk je offertes en uitgaande facturen opstellen. Dus een minimum aan administratie zal er altijd zijn. Al valt ook dat werk best mee met behulp van moderne boekhoudsoftware.

Ook betalingen uitvoeren (zoals salarisadministratie voor je personeel) en crediteurenbeheer zal je gewoonlijk zelf doen.

Veel ondernemers werken met een boekhouder, maar waarom?

Een ervaren boekhouder helpt je dus met administratieve ontlasting én zal er mee op toezien dat je geen onnodige belastingen betaalt. Want al dat werk heeft natuurlijk impact op je bedrijfsresultaten en dus op je belastbare winst op het einde van je boekjaar.
Daarnaast doet je boekhouder gewoonlijk je jaarlijkse btw aangiftes, stelt hij de jaarrekening op, doet hij een aangifte inkomstenbelasting en kijkt men erop toe dat de complete boekhouding correct is.

Belastingen bespreek je gewoonlijk tijdens een adviesgesprek, dat meestal elk kwartaal of elk jaar plaatsvindt. Al kan een goede boekhouder ook proactief te werk gaan en je doorheen het jaar contacteren met belastingadvies.

Absoluut. Als jouw onderneming nog niet opgestart is, zal een boekhouder je kunnen ondersteunen bij de keuze qua bedrijfsvorm (kies ik een eenmanszaak of vennootschap), het aanvragen van je btw-nummer en overig advies rond de praktische opstart.

Daarnaast doen boekhouders geregeld een korte haalbaarheidsstudie door met jou je financiële verwachtingen eens uit te schrijven en informatie te delen rond te verwachten belastingen en hoeveel van dat resultaat je nu daadwerkelijk in je privé rekening mag verwachten.

Een aantal factoren. De kosten van een boekhouder zijn afhankelijk van:

• het aantal te verwerken documenten
• je bedrijfsvorm
• het aantal adviesgesprekken je wenst
• de tarieven van het gekozen kantoor.
  

Je kan ervoor kiezen om te werken met een vast, maandelijks tarief of je boekhouder te betalen "in regie", dus per uur gespendeerd aan jouw dossier.

Je boekhouding uitbesteden hoeft daarom niet te betekenen dat je alles laat doen.

Je kan kosten besparen door een deel van je boekhouding zelf te doen of goede afspraken te maken met je boekhouder.

Heb je toegang tot een klantenportaal, dan kan je met je beste boekhouder afspreken dat je systematisch doorheen het jaar al je documenten digitaal oplaadt en daarmee hem helpt om de werkpiek na elk kwartaal op te vangen.

Om fiscaal accountant te worden, volgt men de 3-jarige bachelor boekhouding-fiscaliteit. Voor de titel 'gecertificeerd accountant' (voorheen: accountant) is een universitaire opleiding nodig.
Na het afronden van je studies zal je een driejaar durende stage moeten doorlopen vooraleer je de examens van het ITAA mag afleggen.

Let er dus steeds op dat je accountant een erkenning heeft van het ITAA.

Nu je weet wat een boekhouder gewoonlijk aanbiedt, volgt de vraag, hoe vind ik een goede boekhouder? Want er zijn wel degelijk verschillen.

Maar het antwoord is niet universeel. Sommige boekhouders specialiseren zich namelijk in sectoren of bedrijfsvormen. Anderen gaan voor een breed aanbod. Nog andere kantoren houden hun overhead laag en trekken met een schappelijke prijs vooral starters aan.

Wat elk sterk boekhoudkantoor vandaag beheerst, is een digitale boekhouding, zoals met Octopus. Waarmee men zonder papieren documenten alles kan beheren, opvolgen en verwerken. Dit staat het kantoor toe om de klant mee te laten kijken naar haar cijfers in een klantenportaal, waardoor je als zaakvoerder altijd zicht hebt op je financiële administratie.

Nog zo'n parameter is de mogelijkheid om volledig in de cloud te kunnen werken. Vooral voor je boekhouder zelf is dat een belangrijke, want dit staat hem toe om een pak efficiënter te werken. Wat jij dan weer merkt in de dienstverlening.

Heel wat softwarepakketten staan de accountant (boekhouder) toe om ook aan zijn klanten een facturatiemodule ter beschikking te stellen, waarmee ze zelf offertes en facturen opstellen en die meteen doorsturen naar de boekhouding.

Naast de keuze voor een digitaal boekhoudprogramma, zullen veel boekhouders hun adviesverlening aan de klant voorop stellen. Want de moderne boekhouder weet dat slimme software de komende jaren de dagdagelijkse, financiële transacties steeds beter zullen verwerken.

Zoals je al merkt in het artikel is de keuze van boekhouder voor veel ondernemers haast even belangrijk als de keuze met welk boekhoudprogramma je werkt. Let er dus op dat je gewenste kantoor er alles aan doet om mee te blijven met de recentste ontwikkelingen

Zoek je dus een boekhouder die niet enkel de administratie uit handen neemt, maar je ook toelaat je eigen maandelijkse financiën op de voet te volgen? Zoek dan naar een boekhoudkantoor dat moderne software gebruikt, waarmee je zicht hebt op je cijfers, je documenten digitaal kan aanleveren én openstaande bedragen kan raadplegen.

Het Octopus klantenportaal bijvoorbeeld biedt dit allemaal. Meer informatie hier.

Dit stuk kwam tot stand dankzij de samenwerking met Boekhouderstotaal. Lees het originele artikel hier.