Tijd voor heel wat nieuwe functionaliteiten! Voor de tweede keer dit jaar voert Octopus automatische updates uit.

Octopus is een Belgisch bedrijf en kan zich snel aanpassen aan de markt, dus aan jouw behoeftes. Met twee nieuwe updates per jaar zetten we een aantal nieuwigheden online waardoor jullie nog efficiënter met Octopus kunnen werken. Om de nieuwe functies te gebruiken hoef je niets te ondernemen en kan je meteen in dezelfde versie verder werken.

Een overzicht van wat deze nieuwe update voor jou betekent:

1. Verwijderde documenten worden weergegeven in de DMS prullenbak
2. Nieuwe lijst beschikbaar: overzicht per fiscale aftrekpost
3. Controle bij opmaak van de btw-aangifte op wijzigingen sinds neerlegging
4. Optimalisatie van de begeleidende btw-brief
5. Wijzigingen voor OSS-system voor btw
6. Ingave van documentnummers
7. Detectie creditnota
8. Filteren op financiële verrichtingen
9. Notities toevoegen
10. Uploaden van diverse documenten

Bij het verwijderen van een document in de Document Import Viewer komt het verwijderde document nu terecht in de map Document viewer - Verwijderde documenten. Deze kan je terugvinden gedurende een periode van 120 dagen.

Let wel, om het verwijderde document terug te plaatsen moet je het lokaal geplaatste bestand gebruiken. Je kan het document dan gewoon terugslepen in de DMS.

Hier meer over hoe deze functie te gebruiken

Octopus gaat voortdurend op zoek naar manieren om de samenwerking tussen boekhouder en ondernemer te verbeteren. Wij weten hoe belangrijk het is om een uitgebreide rapportage te kunnen aanbieden, vandaar deze nieuwe functionaliteit in Octopus. Met deze lijst kan je de kosten met beperkte fiscale aftrekbaarheid groeperen per aftrekpost ongeacht op welke boekingsrekening de kost geboekt is

Lees hier meer over de lijst Historieken

Bij het exporteren van een Intervat bestand worden de gegevens binnen Octopus bijgehouden. Indien voor diezelfde periode opnieuw een btw-aangifte wordt opgevraagd dan zal die nieuwe aangifte vergeleken worden met de eerder aangemaakte aangifte. Verschillen tegenover die aangifte zullen op de nieuwe aangifte in rood worden gemarkeerd.

Tip: Bij automatisch boeken, vergeet niet om na elke btw-periode jouw periodes te beveiligen.

Lees hier meer – alles wat te maken heeft met de btw-aangifte.

Bij Octopus streven we ook naar meer automatisering. Bespaar veel tijd bij het opmaken van de btw-brief dankzij deze verbeteringen:

• Jouw bedrijfsgegevens worden automatisch ingevuld.
• Adresgegevens van de klant worden automatisch ingevuld.
• Btw-velden en betrokken maanden worden automatisch ingevuld op basis van de aangifte.
• Gestructureerde mededeling wordt automatisch aangemaakt.
• Template wordt opgeslagen in onze Cloud waardoor de template overal beschikbaar is, los van de gebruiker.
• Bovendien kan je nu gemakkelijk een header, een logo of extra tekst toevoegen via de wizard voor de template instellingen.

Je bent klaar in een paar klikken.

De brief kan dan ook meteen als pdf document beschikbaar gesteld worden via Outlook. Met de knop ‘Verzenden’ genereer je een e-mail met de link naar de btw-brief, die gedurende 3 maanden beschikbaar blijft.

Klik hier voor meer info.

Met de uitbreiding van de toepassingsgebieden wordt de OSS-aangifte nu relevant voor meer ondernemers en accountants.
Octopus is dus aangepast voor het aanmaken van de OSS-aangifte (One Stop Shop). Voor het indienen van een OSS aangifte dien je zich vooraf te registreren binnen de Intervat omgeving.

Voor de nieuwe OSS-aangifte is het niet nodig om een SAF bestand (Audit file) af te leveren. Je hoeft dus geen ‘Service Code’ meer te gebruiken maar kan gewoon deze twee codes invoeren in het relevante veld voor 'Verkoop' en 'Verkoop Creditnota':

• IG (Intra-community Goods) voor intracommunautaire goederen
• IS (Intra-community Services) voor intracommunautaire diensten

Het is ook belangrijk om een BTW code te kiezen dat geen Belgisch BTW vak is.

Klik hier voor meer informatie over OSS in Octopus.

Bij aankopen blijft de ingave facultatief en wordt deze zichtbaar als commentaar in het aankoopdagboek. Bij verkopen is het wel verplicht. Laten we dit beschouwen als een eerste stap in de verbetering voor automatisch inlezen van verkoopfacturen. Dit is een nieuw veld, het veld voor extra commentaar staat nu apart. De twee velden komen samen in het aankoopdagboek.

Let wel dat je jouw documentnummer invoert zonder spaties.

Tip voor boekhouders: Laat jouw klant specifiëren in de commentaar waarover de factuur gaat zodat je deze op de correcte boekingsrekening kan boeken.

Via OCR en het portaal kunnen nu ook creditnota's verwerkt en weergegeven worden.
Een creditnota noteren wij als een negatieve factuur (een factuurbedrag met min-teken).

Bundel alle ontvangsten en uitgaven in een overzicht. Dit is nu mogelijk met de extra filters die toegevoegd werden aan het gedeelte Bank: klanten, leveranciers, boekingsrekeningen. Alles is onmiddellijk zichtbaar.

Via het menu ‘Berichten’ kan je berichten raadplegen en opmaken. Dit om de communicatie tussen boekhouder en ondernemer te optimaliseren.

Volgende opmaakfunctionaliteiten zijn voorzien:

• Verschillende hoofdingen
• Vetgedrukt
• Cursief
• Onderstreept
• Geordende lijst
• Ongeordende lijst

Let op, het toevoegen van een URL is hier niet mogelijk.

Niet alleen de aan- en verkoopfacturen, maar ook fiscale attesten, polissen, contracten en dergelijke kunnen nu worden geüpload via het klantenportaal. Dit zorgt voor aanzienlijke tijdswinst voor alle gebruikers.

Bij het openen van het klantenportaal kan je via het linkse menu ‘Documenten’ diverse documenten uploaden in de DMS. De uploadpagina is identiek aan die van de aan- en verkoopfacturen.

Neen hoor, er dienen geen nieuwe installaties te gebeuren, je logt gewoon in op dezelfde manier als anders en zal meteen alle nieuwigheden kunnen ontdekken! Op 21 september kunnen jullie onze webinar volgen om 14u om alle nieuwigheden in actie te zien!