Laten we het nieuwe jaar beginnen met enkele nieuwe functionaliteiten in Octopus. Beschikbaar vanaf 8 februari 2022.

Octopus is een Belgisch bedrijf en kan zich snel aanpassen aan de markt, dus aan jouw behoeftes. Met twee nieuwe updates per jaar zetten we een aantal nieuwigheden online waardoor jullie nog efficiënter met Octopus kunnen werken. Om de nieuwe functies te gebruiken hoef je niets te ondernemen en kan je meteen in dezelfde versie verder werken.

Een overzicht van wat deze nieuwe update voor jou betekent:

1. Facturatiemodule
2. Document Overzicht en Document Archief
3. Embedding in Octopus App
4. CODA KBC en ING
5. Import documenten sociaal secretariaat
6. Ondersteuning alle vennootschapsvormen
7. Commentaarveld hernemen op rekeningniveau (aankoop en verkoop)
8. Kolom gesloten en beveiligde periode in overzichtstabel dagboeken
9. Selectie van rappels
10. Overboeken boekjaar
11. CODA formaat voor kasafschriften importeerbaar
12. Rappelkost (40 euro) per factuur kunnen toekennen
13. Uploadgeschiedenis (DAT) zichtbaar via lijsten

Digitalisering is trending, maar ook heel voordelig. Vooral als je dubbel werk, tijdverspilling en uiteraard ook de kans op foutief overbrengen van gegevens wilt voorkomen.

Octopus maakt het mogelijk facturen op te maken zonder Word, Excel of andere externe toepassingen, rechtstreeks in ons klantenportaal. Deze facturen kunnen ook gemakkelijk worden herkend en in de boekhouding worden opgenomen.

Om een factuur in het klantenportaal aan te maken, volg de stappen aangegeven in de opmaak template.

Heb je geen toegang tot de facturatiemodule? Dan zit dit niet in jouw abonnement. Bespreek met jouw accountant/ondernemer de mogelijkheden.

We hebben gezorgd voor een beter overzicht van de documenten die in het klantenportaal worden geüpload en wat hun verwerkingsstatus is. Zowel het documentenoverzicht als het archief zijn nu beschikbaar via de startpagina van het klantenportaal.

Wanneer aankoopfacturen zijn geïmporteerd en gevalideerd in het klantenportaal, kunnen deze direct en automatisch in het aankoopdagboek worden geboekt. Bekijk hier hoe je automatische boekingen instelt.

Indien de facturen niet automatisch in het aankoopdagboek zijn geboekt, terwijl je automatisch boeken wel geactiveerd hebt, dan wachten deze in de importviewer om geboekt te worden. Door op de tegel te klikken (te valideren aankopen) in het klantenportaal, kan je deze facturen raadplegen en downloaden.

In het archief vind je documenten die door de boekhouder beschikbaar gesteld worden, bv. tussentijdse balans, omzetcijfers, btw-aangifte. Zo krijg je een beter inzicht in jouw cijfers.

Er is een nieuw icoon toegevoegd aan de Octopus App om direct vanaf jouw smartphone of tablet toegang te krijgen tot het klantenportaal.
Gebruik gewoon zoals voorheen de Click & Book. Jouw foto komt rechtstreeks in het klantenportaal terecht en in jouw Octopus dossier.

Gebruik je de Octopus App nog niet? Bekijk hem op Google Play, het is gratis als je al een Octopus abonnement hebt!

• KBC

• ING

Om je CODA-aanvraag volledig digitaal te maken, hebben Octopus en ING de procedure vereenvoudigd door de digitale handtekening te introduceren in je PDF-documenten. Lees hier meer.

Geweldig nieuws! Vanaf nu kan je je bestanden van sociale secretariaten rechtstreeks in Octopus uploaden. Informeer bij jouw sociaal secretariaat of het XML bestanden ondersteunt. Op deze manier importeer je de loonboekingen in jouw Divers dagboek.

Hier meer over hoe deze functie te gebruiken.

Bij het maken van een relatie in de Octopus toepassing wordt de keuzelijst van vennootschapsvormen sterk uitgebreid.

Lees meer.

In het boekingsscherm van aankoop - en verkoopfacturen kan je de commentaar wijzigen en hernieuwen naar de commentaarlijnen op rekeningniveau. Dit om ervoor te zorgen dat je snel en eenvoudig op elke boekingslijn de juiste commentaar hebt.

Klik hier voor meer info.

Er zijn twee nieuwe kolommen toegevoegd aan het dagboekoverzicht. Bij het aanmaken van de btw-aangifte en het Intervat-bestand kan de aangifteperiode worden beveiligd. Via “Beheer dagboeken” kan je de beveiligde periode bekijken. We spreken van een “gesloten periode” wanneer het boekjaar gesloten is.

Lees hier meer.

Je kiest zelf welke factuur op de rappel moet verschijnen.

Meer over deze functie hier.

Bij de overdracht van het boekjaar via menu “Boekjaar, Overboeken boekjaar”, verschijnt de boodschap “Wilt u het rekeningstelsel van vorig boekjaar overnemen?” automatisch.

Klik hier voor meer info.

Het is nu ook mogelijk om de CODA bestanden van Scrada te importeren. Dit zijn dagafschriften van kassa's in de vorm van CODA (op zich geen officiële rekeninguittreksels) en moeten dus over een kasdagboek gaan. Specifiek aan dit dagboek is dat de volgnummers niet moeten opvolgen en afhankelijk zijn van datum.

Onder de instellingen van de Facturatiemodule kan je onder Type rappel “Kosten per factuur” aanrekenen. Sinds 01/02/2022 is dat 40 euro.

Heb je graag een overzicht van de verwerkingsstatus van jouw documenten?
In de DMS kan je eenvoudig de uploadgeschiedenis bekijken.

Via menu “DMS, DMS Audit” krijg je een overzicht van documenten. Filter op volgende criteria:

• Historiek van opgeladen document
• Historiek van activiteit
• Documenten in OCR verwerking
  

Of gebruik de functie “Opzoeken document”.
Je kan de documenten bekijken door op de blauwe link te klikken.

Hier meer over hoe deze functie te gebruiken.

Neen hoor, er dienen geen nieuwe installaties te gebeuren, je logt gewoon in op dezelfde manier als anders en zal meteen alle nieuwigheden kunnen ontdekken! Hieronder kan je de webinar van 17 februari herbekijken.