Octopus presenteert een nieuwe reeks functies die jouw werk efficiënter zullen maken. Beschikbaar vanaf 7 februari 2023.

Om de nieuwe functies te gebruiken hoef je niets te ondernemen en kan je meteen in dezelfde versie verder werken. De update is automatisch.

Een overzicht van wat deze nieuwe update voor jou betekent:

1. Jaarrekening: opmaken jaarrekening volgens nieuwe richtlijnen NBB Filing

2. DMS/OCR in samenwerking met GLOBIQ

3. Verplichte Order Referentie in PEPPOL

4. Boekhouding: wisselkoers op basis van factuurdatum

5. Automatische import databestanden compatibel met het SODA-formaat mogelijk via API

6. Lijsten: extra filter bij Investering Overzicht

7. Lijsten: Balans rekeningen

8. Klein lettertype voor artikels bij facturatie

Voortaan kan je de jaarrekening in de vorm van een gestructureerd databestand (XBRL) opmaken conform de nieuwe richtlijnen van NBB Filing.

Naast de data die we rechtstreeks uit het dossier halen kan je verplichte bijlagen en extra informatie opnemen zoals, onder andere, de sociale balans en het jaarverslag.

Hier vind je instructies voor het opmaken van je documenten!

Binnen het Document Management System (DMS) kan je de OCR (Optical Character Recognition) en validatie van documenten uitbesteden aan GLOBIQ.

• Deze functionaliteit staat niet automatisch actief.
• Je dient deze functionaliteit te activeren via het menu 'Bestellen, OCR met GLOBIQ activeren'.
• Na activatie leiden wij de documenten automatisch om naar GLOBIQ.

Klanten die van deze dienst gebruik maken zullen gefactureerd worden aan 0,80 EUR per doorgestuurd document. De gebruiker die deze dienst besteld heeft zal hiervoor per maand een factuur ontvangen met duidelijke weergave van het aantal verwerkte documenten.

Wat is het verschil tussen OCR met GLOBIQ en onze standaard OCR?
Naast een optische scan (OCR) zal GLOBIQ de documenten ook zelf valideren zodat je erop kan vertrouwen dat alle data in de UBL juist is.
Onze standaard OCR zal enkel een optische scan (OCR) uitvoeren waardoor je als gebruiker de gegevens zelf nog moet controleren.

Gebruikers dienen rekening te houden met een maximale verwerkingstijd van 24u.

Bekijk hier de details en voorwaarden.

Sinds augustus 2017 is Octopus aangesloten op het PEPPOL netwerk. Zo zorgen we ervoor dat je compatibel blijft met de wijzigende wetgeving.

In deze update controleren we bij het verzenden van facturen via het PEPPOL netwerk of de "Order Referentie" ingevuld is. Dit is verplicht voor facturen aan de overheid.

Meer informatie over PEPPOL hier.

Wanneer je aankoop- of verkoopboekingen verwerkt in vreemde valuta kan je automatisch de dagkoers op factuurdatum gebruiken.

Bekijk hier de nodige instellingen.

Gestructureerde databestanden (XML) aangeleverd door de sociale secretariaten kunnen nu ook via onze API aangeleverd worden. Hiermee willen we de uitwisseling van dergelijke bestanden met sociale secretariaten en andere dienstverleners nog vlotter laten verlopen.

De specifieke technische documentatie voor deze functionaliteit kan je hier terugvinden.

Voor de algemene handleiding van onze API, klik hier.

Voortaan kan je in het menu 'Lijsten, Investerings Overzicht' met de extra filter meerdere aansluitende boekjaren selecteren. Dit maakt het eenvoudiger om een bedrijfsmiddelentabel op te vragen.

Meer informatie hier.

Onder het menu 'Lijsten, Analyse en uitgebreide rapportering' werd een nieuwe lijst 'Balans rekeningen' toegevoegd. Hierdoor is er een optimalere selectie van perioden mogelijk.

Bekijk de handleiding hier.

Sinds de update van september 2022 kunnen gebruikers artikels aanmaken met een commentaar met meer dan 255 karakters zodat de wettelijke clausules als artikel opgenomen kunnen worden op de factuur.

Ter uitbreiding kunnen gebruikers nu ook kiezen voor een kleiner lettertype.

Een uitgebreid voorbeeld kan je hier terugvinden.