Octopus presenteert een nieuwe reeks functies vanaf 6 februari 2024, die jouw werk efficiënter zullen maken.

Om de nieuwe functies te gebruiken hoef je niets te ondernemen en kan je meteen verder werken. De update is automatisch.

Een overzicht van wat deze nieuwe update voor jou betekent:

Boekhoudprogramma

1. Facturatie: Automatische invulling van het veld 'order referentie' als er niets vermeld wordt.

2. Jaarrekening: Zoekfunctie voor in te vullen velden

Lijsten

1. Bij historiek leveranciers kan je een visualisatie 'met open bedragen' opvragen.

2. Afzonderlijke lijst voor verworpen uitgaven per rekening en per fiscale aftrekpost.

3. btw-aangifte - Verhoudingsgetal

4. btw-aangifte - Vervangende aangifte

5. Afschrijvingstabel opvragen op periodebasis

Kantoren

1. Overzicht van de dossiers en modules (boekhouders)

2. Detailinformatie van boekingen in beveiligde periodes zijn aanpasbaar gemaakt

3. Autofiscaliteit: uitbreiding fiche fiscale aftrekpost

4. Sneltoets CTRL + H in dagboeken geeft de historiek van rekening in dat boekjaar weer

Automatisatie

1. Automatisch boeken van aankoopfacturen is nu ook mogelijk voor nieuwe relaties

2. Automatisch boeken van verkoopfacturen (UBL)

3. Aanpassing aan boekingsvoorstellen in het aankoopdagboek

4. DMS - Verwerking van boekingsinformatie in UBL-facturen

Klantenportaal

1. Bank: Nieuwe betalingsmodule - Opmaken werklijst betalingen en betaalenveloppes

2. Jouw documenten markeren als betaald

3. Schrijf je in op het Peppol-netwerk via het klantenportaal

4. Gratis toegang tot de Peppol-inbox in het klantenportaal voor alle dossiers

5. QR-code in overzicht aankopen Klantenportaal

Dit veld is verplicht voor PEPPOL, sinds de vorige update. Omdat het voor veel gebruikers niet nodig was om dit in te vullen, vullen wij een NULL-waarde in.

Nadat de nieuwe functionaliteit voor het opmaken van de jaarrekening beschikbaar werd sinds februari 2023 ontvingen wel heel wat suggesties om het gebruik hiervan te optimaliseren. Naast heel wat kleine aanpassingen hebben we zoekvelden geïntroduceerd bij heel wat in te vullen numerieke velden (bv paritair comité, postcodes …)

Bekijk hier de details en voorwaarden.

Met een extra kolom en intuïtieve kleurencodes kan je snel opvolgen welke bedragen opstaand zijn in de vertrouwde lay-out van de historieken.

De historiek van verworpen uitgaven per rekening bestaat natuurlijk al even en geeft alle kosten weer die niet 100% fiscaal aftrekbaar zijn.

Om een beter overzicht van alle fiscale aftrekposten en hun impact hiervan te kunnen visualiseren bij klanten hebben we een nieuwe lijst per fiscale aftrekpost gemaakt.

Deze geeft alle kosten weer waar een fiscale aftrekpost aan gekoppeld is. Hierdoor worden ook auto's die 100% fiscaal aftrekbaar zijn weergegeven in deze lijst.

Voor alle informatie over het gebruik van onze fiscale aftrekposten, klik hier.

Bij het opmaken van een btw-aangifte kan je het verhoudingsgetal definiëren. In het selectiescherm onder het menu 'Lijsten, btw-aangifte' zal je de knop 'Verhoudingsgetal' terugvinden.

Wanneer je een btw-aangifte opvraagt kan je nu aangegeven dat het een vervangende aangifte betreft.

Bij het opvragen van de afschrijvingstabel kan je nu ook aangeven tot en met welke periode de afschrijvingstabel weergegeven moet worden.

Boekhouders (B-gebruikers) kunnen via het menu 'Beheer, Eindklanten' een lijst van hun dossiers exporteren naar Excel en een kostoverzicht opvragen.

Na het aangeven van een btw-aangifte beveilig je deze periodes, waardoor alle gegevens in deze periode niet meer aanpasbaar zijn.

De beveiliging werd versoepeld zodat detailinformatie wel kan aangepast worden. Gegevens die essentieel zijn voor de btw-aangifte kunnen natuurlijk niet aangepast worden.

Bij fiscale aftrekposten van het type 'Voertuig' werden extra gegevensvelden voorzien zodat je alle nodige informatie binnen Octopus kan bijhouden.

Wanneer het veld 'rekening' actief staat tijdens het boeken in een dagboek en je drukt op < CTRL + H > dan opent automatisch de historiek van betrokken rekening in dat boekjaar in een afzonderlijk tabblad.

Met onze boekingsvoorstellen was het al langer mogelijk om aankoopfacturen (UBL) automatisch te boeken, op voorwaarde dat de relatie al gekend was in Octopus.

Met deze update kan je een default rekening opgeven waarmee we UBL-facturen met nieuwe relaties ook automatisch verwerken.

Wanneer je extern facturatieprogramma je verkoopfacturen als UBL kan exporteren, dan kan je die nu ook automatisch verwerken in Octopus.

Hierbij houden we natuurlijk rekening met het volgnummer van de factuur. Voor alle informatie, klik hier.

De snelste, eenvoudigste en meeste betrouwbare manier om verkoopfacturen in een boekhouding te verwerken blijft een geïntegreerde facturatietool of onze eigen facturatieoplossing.

Voor een overzicht van geïntegreerde oplossingen kan je terecht op onze website, klik hier.

Om de kwaliteit van onze boekingsvoorstellen te verbeteren hebben we enkele optimalisaties ingevoerd.

Zo ontvang je op vandaag enkel nog boekingsvoorstellen op niveau van het dossier en kan je met een rechtermuisklik niet relevante boekingsvoorstellen verwijderen.

Wil je alle functionaliteiten van onze boekingsvoorstellen nog eens doorlezen? Klik hier.

Facturen in UBL-formaat bevatten sporadisch boekingsinformatie zoals een grootboekrekening. Vanaf deze update zal Octopus deze informatie gebruiken om een passend boekingsvoorstel te geven.

Ondernemers kunnen via het klantenportaal nu ook betaalbestanden aanmaken. Deze betaalbestanden kan je in elke banktoepassing opladen en uitvoeren.

Voor slechts €5 per maand activeer je deze module voor alle dossiers binnen je licentie.

Voor alle informatie, klik hier.

Meer en meer verwerken eenmanszaken ook hun financiële gegevens met onze gratis CODA-mandaten, ondanks dat dit wettelijk niet verplicht is.

Kies je er toch voor om dit niet te doen, dan kan dit nu ook eenvoudig met ons klantenportaal. In deze update kan je aangeven of een factuur werd betaald of niet.

Heb je jouw ondernemingsnummer nog nergens ingeschreven op het Peppol-netwerk dan kan je dit snel en eenvoudig doen in het klantenportaal.

Eenmaal ingeschreven kunnen leveranciers nakijken of ze hun factuur elektronisch kunnen doorsturen naar jouw Peppol-inbox in Octopus. Je ontvangt van Octopus altijd een notificatie per mail.

Meld je aan op het klantenportaal en ga naar 'Peppol-inbox' en volg de instructies. Inschrijven is helemaal gratis.

Vanaf 1 januari 2026 zal e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht worden voor alle ondernemingen, maar wij willen niet wachten tot dan.

Elke boekhouding die in Octopus gevoerd wordt verzekeren wij toegang tot dit netwerk zonder meerprijs.

Bij elk inkomend document via Peppol zal de ondernemer een mail ontvangen. Met deze mail kan die automatisch doorklikken naar de Peppol-inbox in het klantenportaal.

De link in de mail blijft 90 dagen actief.

Bij het overzicht van jouw aankoopfacturen tonen we een QR-code die alle betaalinformatie bevat. Je kan deze QR-code eenvoudig scannen met jouw bankapplicatie en de betaling snel uitvoeren.