Het einde van het jaar nadert snel en voor veel ondernemers betekent dit dat het tijd is om de boeken te sluiten en zich voor te bereiden op het nieuwe jaar. Het proces van eindejaarsboekingen kan echter een uitdaging vormen, met tal van financiële en administratieve taken die moeten worden afgehandeld. In dit artikel bekijken we een handige checklist om ervoor te zorgen dat je naadloos kunt overstappen naar het nieuwe boekjaar.
Ongeacht wanneer uw boekjaar eindigt, is het van essentieel belang om bepaalde stappen te volgen om ervoor te zorgen dat uw financiën op orde zijn. Hier is een handige checklist die u helpt om uw boekhouding voor het einde van het boekjaar te organiseren.
Een van de eerste stappen om het boekjaar af te sluiten is het aanmaken van een nieuw boekjaar (via beheer/boekjaren) én onmiddellijk het boekjaar over te boeken. Doe je deze overboeking later dan kan dit (via boekjaar/overboeken boekjaar). Dit geldt zowel voor CODA-gebruikers als voor diegenen die met het kasdagboek werken. Het is van cruciaal belang om dit vóór het einde van het boekjaar te doen.
Indien je met het CODA-mandaat werkt zal er op 01/01/24 een automatische import van CODA gebeuren. Als er dan geen nieuw boekjaar beschikbaar is met het juiste beginsaldo op de 5-rekening bank dan zal het inlezen niet kunnen uitgevoerd worden. Werk jij nog niet met het gratis CODA-mandaat van Octopus? Bekijk dan even de Octopus Academy How to – CODA voor extra info. De aanvraag voor een CODA-mandaat gebeurt in Octopus via bestellen/automatisch inlezen financiële verrichtingen.
Ook voor het kasdagboek is het van belang om het nieuwe boekjaar aan te maken voor de boekingen van 01 januari. Er zal immers een melding komen als je een boeking doet op 31 december en het nieuwe boekjaar nog niet aangemaakt is.
Als uw boekhoudding transacties in vreemde valuta omvat, moet u er rekening mee houden dat deze niet automatisch worden overgeboekt bij het overboeken van het boekjaar. Het banksaldo moet eerst worden geboekt op rekening 588888. Vervolgens kunt u eventuele wisselkoersaanpassing doen (via boekhouding/diverse boekingen/wisselkoersaanpassing financiële rekening). Bij de eerste boeking in het nieuwe boekjaar kan je in het financieel dagboek opnieuw de tegenboeking doen op de rekening 588888.
Het is ook het moment om even na te denken of de boekhoudperiodes per maand, kwartaal of jaar worden bijgehouden. Een aanrader is om deze per maand te zetten (via beheer/boekjaren). Dit heeft immers te maken met de rapportageperiode van de cijfers ongeacht welk type aangever je bent voor de btw. Op deze manier kan je in elke rapportage een maand kiezen, omzet visualiseren per maand, de kosten automatisch spreiden per maand, afschrijvingen automatisch boeken per maand enz.
Deze aanpak biedt u ook de flexibiliteit om per maand of per kwartaal btw-aangiftes te doen.
Ook belangrijk voor eenmanszaken is de opsplitsing van de kosten voor het beroepsgedeelte en privégedeelte. De kosten en btw kunnen automatisch beperkt worden indien je de vinkjes aanzet bij fiscaal beroeps (via beheer/boekjaren) én je het percentage beroepsgedeelte eenmanszaken correct invult (via beheer/rekeningen).
Het berekenen van de afschrijvingen pro rata temporis gebeurt ook automatisch door het vinkje aan te kruisen bij het boekjaar (via beheer/boekjaren)
