We hebben het regelmatig eens over Peppol, in november gaven we zelfs een Webinar over Peppol die jullie ondertussen op onsย Youtube-kanaalย kunnen terug vinden! Maar waarom juist? Waarom vinden we het belangrijk dat jullie op de hoogte zijn van wat Peppol juist is? En waarom vinden we dat jullie Peppol nodig hebben?
Zoals het vermeld staat op overheid.vlaanderen.be is Peppol eenย internationaal netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassing voor het faciliteren van e-procurement en e-invoicing.
Zegt nog niet zo bijzonder veel toch?
Wel, zie Peppol als de brievenbus van het bedrijf waar jij jouw factuur naar toe wilt zenden maar ook als jouw eigen brievenbus. Wat is dan juist het verschil met gewoon jouw facturen naar het e-mailadres van de ontvanger te sturen of met de post op te sturen? Facturen die je via Peppol met Octopus ontvangt kunnen volledig automatisch verwerkt worden in jouw boekhouding. Je verkort er dus enkele stappen mee.
We maken even de vergelijking met het ontvangen van papieren facturen! Je wandelt naar buiten om de brievenbus leeg te maken en legt de vele brieven op je bureau. Je sorteert tussen reclame en facturen en andere zaken.
De facturen leg je mooi bovenop elkaar, klaar om te verwerken in jouw boekhoudprogramma.
Dan begint het hele proces! Iedereen heeft hier zijn eigen systematisch opgebouwde werking, maar het komt vaak op het volgende neer:
Je scant de facturen eerst in en neemt de map met al je aankoopfacturen erbij.
Je opent je boekhoudprogramma, je begint in te boeken, je bent weer even kwijt op welke rekening je dit meestal boekt, je moet het factuurnummer ingeven (waar staat het factuurnummer ook weeral op deze factuur?) dan moet je nog de scan aan de boeking vasthangen.
Na enkele facturen heb je wel nood aan een koffietje dus wandel je eerst even naar het koffieapparaat.
Daar raak je aan de praat met Marie die vertelt over de fantastische vakantie die ze achter de rug heeft.
Fijn voor Marie denk je, maar ik moet aan mijn facturen denken! Je wandelt terug naar je bureau en probeert uit te zoeken waar je gebleven bent doorheen de andere dringende zaken die je te wachten staan!
Hoogstwaarschijnlijk ontvang je ook facturen via je mail, met Octopus kun je deze rechtstreeks doorsturen naar jouw document import viewer en koppel je deze onmiddellijk aan jouw boeking, je kunt ervoor zorgen dat jouw mailtoepassing via een regeltje automatisch deze facturen doorstuurt!
Dat gaat al een pak gemakkelijker toch. Ontdekย hierย hoe je dit precies doet!
Je opent je boekhoudprogramma (Octopus natuurlijk), de factuur staat al te wachten op jou, je accepteert de factuur en deze wordt dankzij de Peppol structuur automatisch ingeboekt.
Dat is het, meer moet er niet gebeuren, op naar de volgende!
Of eerst tijd voor een koffietje?
