Het te volgen proces wanneer u een CODA-mandaat aanvraagt bij de Bank van Breda
1. Vraag uw coda-mandaat aan via Octopus
Vraag uw coda-mandaat aan via het menu 'bestellen, automatisch inlezen financiële verrichtingen' in Octopus. Opgelet: u dient het dossier geopend te hebben waarvoor u de aanvraag doet. Dit dossier dient een financieel dagboek te hebben met een ingevuld IBAN-rekeningnummer (zie ook hier).
U heeft één mandaat nodig per bank (per BIC), ongeacht het aantal rekeningen. Het kan wel enkele weken duren eer een mandaat volledig geactiveerd is.
2. Bevestig uw aanvraag
Bevestig uw aanvraag door het ingeven van uw Octopus wachtwoord. De nodige informatie wordt verwerkt door onze supportdienst.
3. Wij sturen uw aanvraag door naar de bank
Wij sturen uw aanvraag rechtstreeks naar de Bank van Breda. Zij ondertekenen de nodige documenten die wij naar jullie opsturen.
4. Druk het document af
U dient het document af te drukken om te handtekenen daar een elektronische handtekening niet aanvaard wordt door de Bank van Breda
5. Lees het document zorgvuldig na en vul aan
Wij hebben het document automatisch ingevuld voor u. Kijk goed na of er geen fouten in het document staan en pas/vul aan waar nodig.
6. Plaats uw handtekening op het document (voorafgegaan door 'gelezen en goedgekeurd')
Plaats uw handtekening op de juiste plaats en laat dit voorafgaan door de tekst 'gelezen en goedgekeurd'.
7. Verstuur het ondertekende document naar Octopus
Verstuur het ondertekende document naar mandaat@octopus.be
8. U kan de status van uw aanvraag zelf opvolgen
Een overzicht van de Coda mandaten en de status van een aanvraag kan opgevraagd worden via menu 'Bank, CODA mandaten'
Status van een Coda mandaat:
- Aangevraagd door gebruiker: De ondernemer of accountant heeft het mandaat aangevraagd en wacht tot de nodige documenten door Octopus zijn verzonden
- Wachten op ondertekening door gebruiker: De documenten voor aanvraag van het mandaat zijn door Octopus naar de aanvrager verzonden. De klant dient de nodige stappen te volgen en stuurt het mandaat ofwel naar Octopus ofwel rechtstreeks naar de bank (afhankelijk van uw bankinstelling!)
- Verwerking door de bank: Octopus of uzelf heeft de ondertekende documenten doorgestuurd naar de bank voor verdere verwerking (Opgelet: heeft u het document rechtstreeks doorgestuurd naar de bank dan zijn wij niet altijd mee op de hoogten, daardoor kan uw status blijven vasthangen op vorige status)
- Actief: Het mandaat is actief, er is een coda verwerking uitgevoerd. (Opgelet: Wanneer de status op actief staat, maar niet in het groen dan betekent dit dat er ooit een manuele CODA import succesvol gebeurd is! De automatische import is dus niet actief.)
- Niet-actief: Er is een coda mandaat actief binnen Octopus maar het dossier is niet meer aanwezig.
Vind je deze statussen niet terug dan heb je waarschijnlijk nog een oude Octopus-versie. Gelieve de nieuwste versie te downloaden op onze website.
Het is ook mogelijk dat uw status een stap terug neemt. Bijvoorbeeld van 'verwerking door de bank' naar 'wachten op ondertekening door gebruiker'.
Dit wilt zeggen dat de bank extra informatie vraagt of een fout heeft opgemerkt en het document heeft teruggestuurd.
9. Uw mandaat is actief, wat nu?
De bank heeft uw aanvraag behandeld. Uw CODA-mandaat is actief. Wat nu?
Hoogstwaarschijnlijk zal u een import error ontvangen wanneer uw CODA-mandaat geactiveerd is. Leuke start denkt u! Gelukkig hoeft u er enkel voor te zorgen dat het beginsaldo van uw CODA overeenkomt met het eindsaldo van uw financieel dagboek, nadien verloopt alles automatisch!