Het te volgen proces wanneer u een CODA-mandaat aanvraagt bij Fintro
1. Vraag uw coda-mandaat aan via Octopus
Vraag uw coda-mandaat aan via het menu 'bestellen, automatisch inlezen financiële verrichtingen' in Octopus. Opgelet: u dient het dossier geopend te hebben waarvoor u de aanvraag doet. Dit dossier dient een financieel dagboek te hebben met een ingevuld IBAN-rekeningnummer (zie ook hier).
U heeft één mandaat nodig per bank (per BIC), ongeacht het aantal rekeningen. Het kan wel enkele weken duren eer een mandaat volledig geactiveerd is.
2. Bevestig uw aanvraag
Bevestig uw aanvraag door het ingeven van uw Octopus wachtwoord. De nodige informatie wordt verwerkt door onze supportdienst.
3. U ontvangt een bevestiging per mail
U heeft een bevestiging ontvangen van uw coda-mandaat aanvraag. Deze mail heeft u hoogstwaarschijnlijk naar deze pagina gebracht. Hieronder vindt u het proces van uw aanvraag.
4. Druk het document af
U dient het document aan uw bankkantoor te bezorgen. U zal het document dus moeten afdrukken.
Enkel originele documenten worden aanvaardt door BNP Paribas Fortis (Fintro). U kunt het document dus niet elektronisch doorsturen.
5. Lees het document zorgvuldig na en vul aan
Wij hebben het document automatisch ingevuld voor u. Kijk goed na of er geen fouten in het document staan en pas/vul aan waar nodig.
6. Plaats uw handtekening op het document (voorafgegaan door 'gelezen en goedgekeurd')
Plaats uw handtekening op de juiste plaats en laat dit voorafgaan door de tekst 'gelezen en goedgekeurd'.
7. Bezorg het ondertekende document aan uw bankkantoor
Ga met dit document naar uw bankkantoor. Het agentschap dient dit document te valideren en door te sturen naar de hoofdzetel van BNP Paribas Fortis die deze aanvraag verder zal verwerken.
8. Kijk zelf de status van uw aanvraag na
Een overzicht van de Coda mandaten en de status van een aanvraag kan opgevraagd worden via menu 'Bank, CODA mandaten'
Status van een Coda mandaat:
- Aangevraagd door gebruiker: De ondernemer of accountant heeft het mandaat aangevraagd en wacht tot de nodige documenten door Octopus zijn verzonden
- Wachten op ondertekening door gebruiker: De documenten voor aanvraag van het mandaat zijn door Octopus naar de aanvrager verzonden. De klant dient de nodige stappen te volgen en stuurt het mandaat ofwel naar Octopus ofwel rechtstreeks naar de bank (afhankelijk van uw bankinstelling!)
- Verwerking door de bank: Octopus of uzelf heeft de ondertekende documenten doorgestuurd naar de bank voor verdere verwerking (Opgelet: heeft u het document rechtstreeks doorgestuurd naar de bank dan zijn wij niet altijd mee op de hoogten, daardoor kan uw status blijven vasthangen op vorige status)
- Actief: Het mandaat is actief, er is een coda verwerking uitgevoerd. (Opgelet: Wanneer de status op actief staat, maar niet in het groen dan betekent dit dat er ooit een manuele CODA import succesvol gebeurd is! De automatische import is dus niet actief.)
- Niet-actief: Er is een coda mandaat actief binnen Octopus maar het dossier is niet meer aanwezig.
Vind je deze statussen niet terug dan heb je waarschijnlijk nog een oude Octopus-versie. Gelieve de nieuwste versie te downloaden op onze website.
Het is ook mogelijk dat uw status een stap terug neemt. Bijvoorbeeld van 'verwerking door de bank' naar 'wachten op ondertekening door gebruiker'.
Dit wilt zeggen dat de bank extra informatie vraagt of een fout heeft opgemerkt en het document heeft teruggestuurd.
6. Uw mandaat is actief, wat nu?
Zodra de hoofdzetel de aanvraag heeft verwerkt, zullen de coda bestanden automatisch ingelezen worden.
Hoogstwaarschijnlijk zal u een import error ontvangen wanneer uw CODA-mandaat geactiveerd is. Leuke start denkt u! Gelukkig hoeft u er enkel voor te zorgen dat het beginsaldo van uw CODA overeenkomt met het eindsaldo van uw financieel dagboek, nadien verloopt alles automatisch!