Om je CODA-aanvraag volledig digitaal te maken, hebben Octopus en ING de procedure vereenvoudigd door de digitale handtekening te introduceren in je PDF-documenten. Dit betekent dat je nog steeds de standaard aanvraagprocedure volgt, maar je kan je documenten ondertekenen zonder deze te printen en te scannen. Het zal je veel tijd besparen en je werk gewoon vlotter laten verlopen.

1. Vraag jouw coda-mandaat aan via Octopus

Vraag jouw coda-mandaat aan via het menu 'bestellen, automatisch inlezen financiële verrichtingen' in Octopus. Opgelet: je dient het dossier geopend te hebben waarvoor je de aanvraag doet. Dit dossier dient een financieel dagboek te hebben met een ingevuld IBAN-rekeningnummer (zie ook hier).

Je hebt één mandaat nodig per bank (per BIC), ongeacht het aantal rekeningen. Het kan wel enkele weken duren eer een mandaat volledig geactiveerd is.

2. Bevestig jouw aanvraag

Bevestig jouw aanvraag door het ingeven van jouw Octopus wachtwoord. De nodige informatie wordt verwerkt door onze supportdienst.

3. Je ontvangt het te ondertekenen document in jouw mailtoepassing

Je hebt een bevestiging ontvangen van jouw coda-mandaat aanvraag. Als bijlage kan je het te ondertekenen document vinden.

4. Lees het document zorgvuldig na en plaats je elektronische handtekening

Wij hebben het document automatisch ingevuld voor jou. Kijk goed na of er geen fouten in het document staan. Plaats jouw handtekening op de juiste plaats in het PDF-bestand en je bent klaar.

5. Verstuur het ondertekende document naar Octopus

Verstuur het ondertekende document naar mandaat@octopus.be.

Een overzicht van de Coda mandaten en de status van een aanvraag kan opgevraagd worden via menu 'Bank, CODA mandaten'

Status van een Coda mandaat:

• Aangevraagd door gebruiker: De ondernemer of accountant heeft het mandaat aangevraagd en wacht tot de nodige documenten door Octopus zijn verzonden.
• Wachten op ondertekening door gebruiker: De documenten voor aanvraag van het mandaat zijn door Octopus naar de aanvrager verzonden. De klant dient de nodige stappen te volgen en stuurt het mandaat ofwel naar Octopus ofwel rechtstreeks naar de bank (afhankelijk van jouw bankinstelling!)
• Verwerking door de bank: Octopus of jezelf heeft de ondertekende documenten doorgestuurd naar de bank voor verdere verwerking (Opgelet: heb je het document rechtstreeks doorgestuurd naar de bank dan zijn wij niet altijd mee op de hoogten, daardoor kan jouw status blijven vasthangen op vorige status)
• Actief: Het mandaat is actief, er is een coda verwerking uitgevoerd. (Opgelet: Wanneer de status op actief staat, maar niet in het groen dan betekent dit dat er ooit een manuele CODA import succesvol gebeurd is! De automatische import is dus niet actief.)
• Niet-actief: Er is een coda mandaat actief binnen Octopus maar het dossier is niet meer aanwezig.

Vind je deze statussen niet terug dan heb je waarschijnlijk nog een oude Octopus-versie. Gelieve de nieuwste versie te downloaden op onze website.

Het is ook mogelijk dat jouw status een stap terug neemt. Bijvoorbeeld van 'verwerking door de bank' naar 'wachten op ondertekening door gebruiker'.
Dit wilt zeggen dat de bank extra informatie vraagt of een fout heeft opgemerkt en het document heeft teruggestuurd.

Wanneer jouw CODA-mandaat geactiveerd is, zal je een import error ontvangen. Dit om je eraan te herinneren dat het beginsaldo van jouw CODA moet overeenkomen met het eindsaldo van jouw financieel dagboek. Nadien verloopt alles automatisch!

Ontdek hier meer informatie over mogelijke import-errors.