Nog niet overtuigd om aan de slag te gaan? Misschien kunnen jouw collega accountants je overtuigen. Lees hieronder enkele van hun ervaringen.

'Wij werken reeds een 5-tal jaren op een digitale wijze in onze boekhouding. Sedert de volledige switch naar Octopus in 2020 worden de documenten uitsluitend nog digitaal verwerkt. Degene die op papier toekomen digitaliseren we zelf, dus er komen wel nog klanten met hun boekhoudstukken op papier. Digitaal werken geeft de mogelijkheid om vlot en handig deze achteraf te gaan raadplegen wat buitengewoon interessant is voor rapporteringsdoeleinden.

Door digitaal te werken helpt dit bij de voorbereiding van de jaarrekening (intern nazicht), bij een bespreking met de klant (digitaal documenten raadplegen) of bij een fiscale controle (meteen documenten bezorgen).
Het zorgt ervoor dat we korter op de bal kunnen spelen. We krijgen de documenten, zowel facturen als financieel, meer gespreid binnen en zo hebben we minder piekmomenten. Ook de CODA-bankafschriften zijn een zeer grote hulp om signalen op te vangen in onze dossiers.

Door corona hebben de twijfelaars ingezien dat digitalisering nodig is. Deze personen waren in het begin niet overtuigd, maar nu vinden ze het de nieuwe normaal. We kunnen nu meer focussen op inhoudelijke vragen en zeer gericht tot de kern van de zaak gaan en minder gesprekken hebben over het opvragen van documenten. Vanaf het moment dat we het signaal hebben opgevangen dat Octopus een klantenportaal had uitgewerkt naar klanten, hebben we er de voordelen van ingezien en het onverwijld aan onze klanten aangeboden. Dit was rond de periode maart 2021. Gezien de overzichtelijke en gebruiksvriendelijke layout geniet het heel wat enthousiasme en werken er heel veel klanten mee.

Onze ambitie is om de resterende klanten te overtuigen om ook alles digitaal af te leveren i.p.v. op papier. Hiervoor zullen we de voordelen ervan nogmaals goed benadrukken namelijk dat het is om hun beter te helpen en minder gesukkel is om later documenten terug op te zoeken. Daarnaast willen we de medewerkers overtuigen om paperless op baan te gaan naar klanten. De regel op kantoor is dat het digitale klassement primeert en in tweede instantie de papieren versie. Voorheen was het omgekeerd.

Er is tegenwoordig een groot aanbod voor het digitaal verwerken, meer specifiek voor ‘pre-accounting’. Hierbij raden wij aan om een oplossing te zoeken voor uw kantoor waar alles zo veel mogelijk in één applicatie zit zodat zoveel mogelijk tussenschakels vermeden worden.'

Jeroen Decock,
Gecertificeerd fiscaal accountant
DEVACCOUNT CONSULT BV

'We kennen Octopus al van sinds de beginjaren en staan versteld hoe ze blijven innoveren en kunnen blijven concurreren tegen de andere grote spelers. We worden heel regelmatig op de hoogte gehouden van updates op vlak van automatisering en digitalisering.

We hebben eind 2021 een kantoor overgenomen die werkte met een andere software. Zelf werken wij al bij begin af aan met Octopus en waren dan ook heel blij dat er een migratietool werd ontwikkeld om deze dossiers over te zetten in ons eigen vertrouwd pakket. Deze dossiers waren immers nog niet gedigitaliseerd en het leek ons een leuke uitdaging om deze klanten op te nemen in de workflow van ons kantoor. De support van Octopus heeft hier een belangrijke rol gespeeld. Ze heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat we ons heel snel konden focussen op het 'servicen' van onze klanten in plaats van ons bezig te houden met de migratie van pakket.

Ons digitale verhaal wordt heel warm onthaald bij deze nieuwe klanten en zorgde voor een snel vertrouwen en blijk van professionaliteit bij deze overname.'

Bart Dewulf,
Tax accountant - zaakvoerder
Kantoor Dewulf BV

'Een jaar of 4 geleden zijn we beginnen nadenken over ons kantoor, hoe we dit efficiënter konden maken. Hierbij kwam de digitalisering van de enorme papierberg ter sprake.

We maken sinds begin 2021 gebruik van het klantenportaal en merken dat de dossiers in de kast minder dik geworden zijn. Zo ook dat we steeds al de facturen kunnen raadplegen zonder de klant hiervoor lastig te vallen bij een eventuele controle… Stilaan merken we ook dat de druk tijdens de BTW periode begint te minderen aangezien we veel op voorhand kunnen verwerken. Het voordeel hierbij is dat de klant veel sneller zijn resultaat kan bekijken.

Ik zou de accountants die nog niet digitaal werken aanraden om zo snel mogelijk de stap te zetten. Mijn mening is dat de digitale trein vertrokken is en wanneer je die mist, je met grote achterstand zit…'

Stijn Carron,
Zaakvoerder
Van Hooff