Ontdek hier alle veelgestelde vragen over het menu Bank in Octopus. Ben je eerder opzoek naar de handleiding over dit menu dan neem je best een kijkje in onze Instructies of bekijk onze Bankmodule playlist op Youtube.

Je kan onze Bankmodule bestellen via het menu 'bestellen' in Octopus.

Jouw financiële dagboeken dienen al de nodige informatie te bevatten om de bankmodule correct te laten functioneren.
Ga hiervoor naar het menu 'Beheer, Dagboeken' en maak eventueel de nieuwe dagboeken aan.

Vervolgens kan je het financieel dagboek bewerken. Belangrijk hier is het rekeningnummer, de BIC Code (hoofdletters!) en het IBAN rekeningnummer.

Bekijk onze online handleiding voor een uitgebreide uitleg omtrent de twee aspecten van onze bankmodule: inkomend- en uitgaand betalingsverkeer.

In het menu 'Boekhouding, Afpunten' kan men specifiek klanten of leveranciers afpunten. Voor meer informatie kan je terecht in onze online handleiding.

Controleer via het menu ‘Lijsten, Afpuntingen’ of de factuur reeds afgepunt is. Indien nodig kan je daar de afpunting dan verwijderen.

Dit is niet mogelijk. Btw-rekeningen kunnen niet afgepunt worden met de btw-bedragen van de aan- of verkoopsfacturen.

Op het einde van jouw boekjaar vertoont jouw bankrekening een negatief saldo.
Je dient dit bedrag over te boeken op de passief rekening 433000 Kredietinstellingen - schulden in rekening courant.

Je kan jouw status terugvinden in het menu ‘bank, coda mandaten’.

Welke statussen zijn er zoal?

Aangevraagd door gebruiker: Jij (of jouw boekhouder) heeft het mandaat aangevraagd. Wij sturen de documenten naar het ingegeven e-mailadres op.
Wachten op ondertekening door gebruiker: Wij hebben de documenten naar jou doorgestuurd en wachten op de ondertekening hiervan.
Verwerking door de bank: Wij hebben de ondertekende documenten goed ontvangen en hebben deze doorgestuurd naar de bank.
Actief (in het groen): Het mandaat is actief. Een automatische coda is uitgevoerd geweest.

Opgelet: Wanneer de status op actief staat maar niet in het groen dan betekent dit dat er ooit een manuele CODA import succesvol gebeurd is!

Nog vragen omtrent coda mandaten? Bezoek dan onze online handleiding!

Vind je deze statussen niet terug dan heb je waarschijnlijk nog een oude Octopus-versie. Gelieve de nieuwste versie te downloaden op onze website.

Via 'Importeren Coda bestanden' wordt het Coda bestand geopend dat moet verwerkt worden.
Verrichtingen die correct kunnen toegewezen worden staan in het groen aangegeven.
Een niet toegewezen verrichtingen kan je toewijzen door daarop te 'dubbelklikken'.
Klik vervolgens op 'bijwerken' en selecteer een relatie.

Indien de verrichting reeds op de rekening 599999 ‘wachtrekening coda’ geboekt werd,
kan je vanuit het financieel dagboek een CODA regel instellen zodat de volgende keer bij de import van een Coda bestand een gelijkaardige verrichting op de juiste relatie/rekening wordt geboekt.

1. Klik om de interne coda informatie weer te geven.
2. Klik om een nieuwe regel aan te maken.

1. Bestaande coda regels.
2. Klik om een nieuwe regel aan te maken.

1. Geef een naam voor de nieuwe regel
2. Selecteer het type regel
3. Selecteer het type verrichting waarop deze regel dient geboekt (Klant, Leverancier, Rekening)
4. Selecteer de Klant, Leverancier of Rekening waaraan de resulterende boeking van deze regel dient toegekend te worden
5. Voeg eventueel commentaar toe op basis van informatie in de Coda details van de verrichting
6. Definieer de nieuwe regel op basis van criteria overgenomen uit de Coda details zoals verrichting code, verrichting familie, Rekeningnummer,...
7. Criteria die bij een volgende verwerking van Coda bestanden zullen gebruikt worden voor toewijzing
8. Klik op 'Toepassen' om de regel aan te maken

Meer voorbeelden van coda regels kan je hier vinden.

Mogelijke problemen kunnen zijn:

- Het saldo van het financieel dagboek sluit niet aan op het saldo van het coda bestand.
- Er is geen toegang tot de bankmodule geactiveerd in dit dossier.
- Er kon geen boekjaarperiode gevonden worden die overeenstemt met de datum van de verrichtingen.
- Er kon geen financieel dagboek gevonden worden die overeenstemt met het bankrekening nummer van dit coda bestand.

Deze kunnen zeker naar een ander e-mailadres verzonden worden, stuur een mailtje naar info@octopus.be met jouw rekeningnummer en het e-mailadres waarnaar de import-errors verzonden mogen worden. Wij brengen dit zo snel mogelijk in orde voor jou.

Vind je het probleem toch niet, neem dan contact op met ons via info@octopus.be.

Bij het verwerken van de coda kan een batch betaling direct gekoppeld worden aan de betalingsenveloppen aan de hand van het aantal verrichtingen en bedragen van de detail verrichtingen.

Hiermee weet Octopus direct dat hij alle lijnen van de enveloppe mag overnemen en hiermee mag afpunten.
Indien het geen batch is, dan moet Octopus elke lijn apart gaan matchen en blijft de enveloppe staan in de bankmodule.

Wanneer een enveloppe blijft staan in het overzicht, dan zal de bankmodule nog steeds rekening houden met die verrichtingen voor de berekening van het openstaande bedrag van de documenten.

Het is dus belangrijk dat de lijst van enveloppes bijgehouden kan worden.
Via batch betalingen gebeurt dit automatisch, zonder batch dient dit manueel te gebeuren.

Indien de batch betaling niet gekoppeld wordt aan een enveloppe betekent dit meestal dat de aangeleverde coda niet de informatie bevat van de ‘sub bewegingen (de effectieve betalingen)’ en heeft Octopus enkel info over de totaal beweging ( totaal bedrag van de enveloppe).
U dient hiervoor contact op te nemen met de bank om ook de informatie van de detail bewegingen op te nemen in de coda.