Specifieke vragen van boekhouders
Vind hier veelgestelde vragen gesteld door boekhouders.
Het antwoord toch niet gevonden? Contacteer ons!
Hoe krijg ik toegang tot het dossier van mijn klant?
Volgens de GDPR-wetgeving zal jouw klant steeds goedkeuring moeten geven voor de toegang tot zijn/haar dossier.
Jouw klant zal dus best een mailtje sturen naar info@octopus.be, zodat wij zijn/haar dossier aan dat van jou kunnen linken.
Je moet dus ook een Octopus-dossier hebben. Wanneer jouw klant een extern dossier(de klant heeft dus zelf een abonnement bij octopus) heeft is dit gratis.
Had je graag meer informatie omtrent interne dossiers?
Stuur dan een mailtje naar sales@octopus.be
Hoe voeg ik gebruikers toe?
Een extra gebruiker kan je toevoegen via het menu 'gebruikers'.
Indien je initieel de gebruikersnaam U15032003 hebt gekregen dan zal een nieuwe gebruiker met de toegekende naam ‘Maxime’ voluit de gebruikersnaam Maxime@U15032003 krijgen.
Het zal deze volledige naam zijn die als gebruikersnaam moet gebruikt worden bij het aanmelden.
Voor een toegevoegde gebruiker moet je vervolgens zelf rechten toekennen.
Hoe stel ik rechten in voor mijn klanten?
Initieel heeft een nieuwe gebruiker geen enkel recht.
Het is dus belangrijk dat je zorgvuldig aangeeft wat een nieuwe gebruiker mag doen in een dossier.
1. Ga naar het menu 'beheer, gebruikers'.
2. Selecteer de gebruiker.
3. Stel de rechten in.
• Om rechten aan of uit te zetten klik je op de betreffende lijn en drukt vervolgens de spatietoets in.
• Men kan meerdere rechten selecteren door te slepen met ingedrukte muisknop over de lijnen.
• Men kan meerdere rechten selecteren door te klikken op de eerste lijn en vervolgens,
met ingedrukte 'shift' toets te klikken op de laatste lijn van die selectie.
Hoe geef ik een klant toegang tot een intern dossier?
Jouw klant kan via onze website zijn eigen Octopus abonnement bestellen.
Hij/zij heeft hierbij keuze tussen het klantenportaal of het boekhoudprogramma.
Meer informatie omtrent de prijzen of andere modules kan je op onze website vinden.
Bij de bestelling van zijn/haar Octopus abonnement kan jouw klant vermelden dat zijn/haar dossier reeds intern bij Octopus aanwezig is.
Jouw klant geeft ons best jouw B-nummer mee om alles vlot te laten verlopen. Vervolgens wordt zijn/haar dossier gelinkt aan jouw dossier.
• Het dossier blijft ten aller tijden onder jouw controle. Je bepaalt de toegangsrechten.
• Jouw klant kan meteen gegevens raadplegen via PC of via smartphone/tablet met onze gratis Octopus app.
Je kan ook een K-nummer aanmaken voor jouw klant, via het menu 'Beheer, eindklanten'.
Bij het aanmaken van een K-nummer komt de factuur bij jou toe.
Hier zijn extra voordelen aan verbonden voor jou als boekhouder.
Voor meer informatie neem je best contact op met jouw verantwoordelijke voor Sales bij Octopus of rechtstreeks via sales@octopus.be.
Mijn klant heeft een intern dossier maar wilt graag toegang tot de Octopus App, kan dit?
Om toegang te verkrijgen tot de Octopus App heeft jouw klant een abonnement nodig.
Vanaf €10 per maand kan jouw klant al gebruik maken van Octopus.
Meer informatie omtrent de prijzen of andere modules kan je op onze website vinden.
Bij de bestelling van zijn/haar Octopus abonnement kan jouw klant vermelden dat zijn/haar dossier reeds intern bij Octopus aanwezig is.
Jouw klant geeft ons best jouw B-nummer mee om alles vlot te laten verlopen. Vervolgens wordt zijn/haar dossier gelinkt aan jouw dossier.
Je kan ook een K-nummer aanmaken voor jouw klant, via het menu 'Beheer, eindklanten'.
Bij het aanmaken van een K-nummer komt de factuur bij jou toe.
Hier zijn extra voordelen aan verbonden voor jou als boekhouder.
Voor meer informatie neem je best contact op met jouw verantwoordelijke voor Sales bij Octopus of rechtstreeks via sales@octopus.be.
Kan ik voor een intern dossier ook PEPPOL documenten ontvangen?
Zeker, via het menu 'bestellen' kan je wanneer je in het dossier van jouw klant bent Peppol aanvragen.
Jouw klant ontvangt de factuur wanneer deze via Peppol binnenkomt als pdf en xml in zijn mail.
Je kan de inkomende Peppol documenten vinden in Octopus.
Krijgt mijn klant een mail wanneer er PEPPOL documenten zijn toegekomen?
Ja, jouw klant krijgt hiervan een mail met de pdf-versie van de factuur. Je kan de factuur rechtstreeks in Octopus vinden.
Wie moet de inkomende PEPPOL documenten aanvaarden?
Je kan de inkomende documenten aanvaarden.
Worden de achterliggende DMS documenten ook gewist bij het wissen van een dossier via Dossier Manager?
Neen, bij het kopiëren en wissen van een dossier via Dossier Manager wis je de achterliggende documenten van de DMS niet. Je zegt daarvoor best het interne dossier op om vervolgens een nieuw intern dossier op te starten. Het ID van een dossier beschouw je dus het best als iets uniek.