Ja, documenten kan je online doorsturen! Of je nu sterk bent in het gebruik van digitale toepassingen, of een echte beginner en zin hebt om te gaan digitaliseren, je moet sowieso documenten verwerken. De instroom en het beheer van nieuwe documenten doe je eenvoudigweg met een Document Management System: een DMS.

Het Document Management System dient initieel te worden geactiveerd via het menu 'Bestellen'.
Deze module laat je toe documenten (JPG , JPEG, PNG , GIF, XLS, DOC, ...) te koppelen aan boekingen, relaties, dossiers, afschrijvingen en dergelijke meer.

DMS is gratis voor externe dossiers (dossiers met gebruikersnaam beginnend met U.., K..) met slechts een kleine meerprijs voor extra opslag.

Kantoren die DMS wensen te gebruiken op Interne dossiers (zonder toegang van een klant) kunnen de voorwaarden bekomen via hun sales verantwoordelijke (sales@octopus.be)

A. Mogelijkheden DMS
B. Mailbox adres van het dossier
C. Koppelen van documenten
D. Document viewer
E. Inkomende PEPPOL documenten
F. Documenten opsplitsen in meerdere documenten

De documenten kunnen eerder gescande facturen zijn in .pdf formaat maar ook Word documenten, Excel rekenbladen, afbeeldingen.

Het inboeken van documenten beschikbaar gesteld via de Octopus App is een standaard functie - zonder meerprijs.

Documenten kunnen ook direct worden doorgestuurd naar het mailbox adres van het dossier.

De doorgestuurde documenten zijn direct online beschikbaar via de Document Import Viewer (ToDo Box).

De volledige functionaliteit van DMS omvat bovenop bovenstaande mogelijkheden ook:

• koppelen van documenten na het boeken
• koppelen van documenten aan andere items dan boekingen
• het gebruik van de document viewer
• beheer van inkomende Peppol documenten (enkel indien geregistreerd op het Peppol netwerk)

Documenten kunnen in Octopus direct doorgestuurd worden naar het unieke mailbox adres van het dossier. Deze mailbox vind je onder het menu 'beheer, dossiers, detail'. Ze komen dan terecht in de Document Import Viewer.

Een voorbeeld van zo een uniek adres is: uid-008352-24@import.octopus.be, waarbij '008352-24' uniek is voor het bijhorende dossier.

Indien je documenten wil doorsturen naar submappen in de import Viewer dan kan dit door die mapnaam op te nemen in het mailbox-adres.

Om met bovenstaand mailbox adres een document (of documenten) door te sturen naar de map 'INVOICES' plaatst men de mapnaam - in hoofdletters - als aanvulling op het mailbox adres, gescheiden door een koppelteken: uid-008352-24-INVOICES@import.octopus.be

Voor een map 'QT1' in de submap 'INVOICES' wordt het mailboxadres dan: uid-008352-24-INVOICES-QT1@import.octopus.be

De submappen op die manier gebruikt bij het verzenden van de mail worden in octopus DMS direct aangemaakt en dienen dus niet vooraf worden aangemaakt.

De submappen zijn niet beschikbaar voor het verwerken via OCR herkenning.

In onderstaand voorbeeld worden documenten vanuit een map op de werkpost via drag & drop klaar gezet worden voor verwerking in Octopus in de Document Import Viewer.

Het gaat hier om een eerder ingescand verzameldocument (een .pdf bestand) met daarin meerdere te verwerken facturen.

1. Sleep het te importeren document naar het openstaande scherm van de Document import viewer

2. Bij loslaten van het document wordt dit op de Octopus servers geplaatst en de inhoud verkleind getoond in de viewer

3. Het eerste document uit de reeks wordt vergroot weergegeven.

Gebruik indien nodig de rotatieknop om een document in wijzerzin te draaien.

Op diezelfde manier kunnen meerdere documenten worden opgeladen naar het dossier voor latere verwerking.

Al de overgebrachte documenten zijn vanaf dan beschikbaar vanaf elke locatie, uiteraard na aanmelden met jouw gebruikersnaam en wachtwoord.

Documenten koppelen na het boeken

Indien aan een eerder gemaakte boeking documenten dienen gekoppeld te worden dan volstaat het die naar het boekingsscherm te slepen.

Octopus zal daarbij het document automatisch op de servers opslaan en via de gemaakte koppeling online beschikbaar stellen.

1. Sleep het document (ergens) op het boekingsscherm

Bij het loslaten van het document over het boekingsscherm zal automatisch een nieuw tabblad worden getoond.

Daarin worden alle gekoppelde documenten van die boeking getoond.

Dubbelklik op een document geeft het document weer in de viewer.

1. Tabblad met gekoppelde documenten

2. Dubbelklik om een document weer te geven

3. Viewer met weergave van het document

Gebruik de sneltoets CTRL-1 om het nieuwe tabblad in een afzonderlijk venster weer te geven.

Indien je met twee beeldschermen werk kan je op die manier tegelijkertijd de boeking en het bijbehorende document weergeven.

Documenten koppelen tijdens het boeken

De in de Document Viewer geplaatste documenten kunnen automatisch gekoppeld worden bij het aanmaken van nieuwe boekingen.

Voor de optimale werking is het gebruik van twee beeldschermen aangewezen.

Gebruik hiervoor de toetscombinatie <CTRL+1> voor een extra venster.

Indien je met twee beeldschermen werk kan je op die manier tegelijkertijd de boeking en het bijbehorende document weergeven.

In onderstaand voorbeeld verwerken we een getoonde aankoopfactuur en koppelen we het document automatisch aan de boeking.

We openen het boekingsscherm.

In het ‘Import’ venster geven we aan dat we deze pagina willen koppelen aan de in te brengen boeking. Dit doen we door het aanklikken van de knop ‘automatisch koppelen bij uitvoeren boekingen’

De gegevens van de boeking worden op de gebruikelijke manier ingebracht.

1. Selecteer het in te boeken document

2. Klik om aan te geven dat dit document dient gekoppeld te worden aan de nieuwe boeking.
Dit moet niet opnieuw gedaan worden voor elk volgend document uit de reeks.

3. Verwerk de gegevens van het getoond document

4. Klik op 'uitvoeren' of gebruik F12
Het document wordt nu automatisch gekoppeld aan de net geregistreerde boeking.
Het volgend te boeken document wordt getoond samen met een nieuw leeg boekingsscherm

5. Gebruik later deze knop om vanuit het boekingsscherm een gekoppeld document te zien.

Meerdere documenten koppelen aan een boeking

Indien meerdere documenten aan 1 boeking moeten gekoppeld worden dan klikt men meerdere pagina's aan met ingedrukte CTRL-toets.

1. Klik het document dat bij de nieuwe boeking hoort

2. Houd de CTRL toets ingedrukt terwijl je een volgend te koppelen document aanklikt

Het laatst geselecteerde (aangeklikt) document zal later bij weergave via de 'koppeling knop eerst getoond worden.

De Document Viewer laat toe alle opgeslagen documenten te bekijken vanuit een eenvoudige structuur.

1. Werkbalk knoppen

2. Onderverdeling gekoppelde documenten voor het geopende dossier. Dubbelklik om onderliggende details te zien.

Werkbalk knoppen

1. Naar een hoger niveau in de boomstructuur gaan

2. De lokaal gesynchroniseerde map in de verkenner openen

3. Status controle: laat toe te controleren of de lokale documenten in overeenstemming zijn met de op de server opgeslagen documenten

4. Synchroniseren: vervangt alle op de server bewaarde documenten door de lokaal opgeslagen bestanden

5. Specifieke synchronisatieknoppen, zie hier voor meer informatie.

Belangrijke opmerking:

Synchroniseren naar de server is enkel van toepassing indien er, buiten de Octopus toepassing om, lokale bestanden zouden toegevoegd, aangepast of verwijderd worden.

Indien documenten altijd via de Octopus toepassing verwerkt worden is er geen nood aan synchronisatie.

Bekijk documenten in de viewer

Dubbelklik op de documentnaam om het document te bekijken in de viewer.

1. Dubbelklik om de details van een rubriek weer te geven

2. Dubbelklik om een document te bekijken in de viewer

3. Document gegevens (Naam dossier, Rubriek, Naam document)

4. Beweeg over het document om een deel vergroot weer te geven (vergrootglas).

5. Schakel tussen 'vergrootglasweergave aan/uit'

Onderverdeling documenten

Dubbelklikken op onderstaande groepen toont de aanwezige documenten voor die groep.

Alle gekoppelde documenten worden automatisch bewaard op de Octopus servers (een uitzondering is hier beschreven).

Van ieder document wordt er ook een versie bewaard op de eigen locatie. Dit is normaal de standaard gebruikers-locatie.

Een voorbeeld: C:\Users\Uwnaam\Octopus\dataStore
Indien men meerdere dossiers ter beschikking heeft is er een onderverdeling per dossier.

Deze locatie dient men normaal niet te benaderen buiten Octopus om.

Indien je gebruik maak van Het Peppol netwerk voor het verzenden en ontvangen van elektronische documenten dan komen de via dat netwerk ontvangen documenten in het Octopus Document Management System (DMS) terecht in een specifieke locatie 'Inkomende Peppol Documenten'.

Indien ze daar worden geaccepteerd komen ze in de Document Import Viewer waar ze op de gekende manier kunnen worden verwerkt in Octopus.

Via het menu 'DMS, Inkomende Peppol documenten' krijg je een overzicht van ontvangen Peppol documenten.

1. Klik op 'Bewerken' voor de details van een document

2. Wijzig indien nodig de status

3. Bekijk de inhoud van het elektronische document

4. Bekijk het document als bijlage

Document status en verdere verwerking

Vanuit de details kan men de status van een document aanpassen:

•Nieuw - niet verwerkt
dit is de standaard waarde

•Geaccepteerd - klaar voor inboeken
Bij het kiezen van deze status verschijnt een knop waarmee men het document kan doorsturen naar de Document import Viewer voor verdere verwerking.

•Niet geaccepteerd - ter discussie

Veld 'Betaald':
Hier kan aangeduid worden of een inkomende factuur al betaald is. Dit is enkel informatief, er is geen enkele koppeling met andere functies.

In de overzichtslijst wordt de status van de documenten als volgt weergegeven:

Geaccepteerd
Geaccepteerd - Doorgestuurd naar boekhouding
Niet geaccepteerd

De status kan op elk moment worden gewijzigd.

Vanuit de Import viewer kan men ook een document dat bestaat uit meerdere pagina's opsplitsen in afzonderlijke documenten

1. Klik op het op te splitsen document

2. Klik op 'Splits document in afzonderlijke pagina's'

3. De afzonderlijke gecreëerde documenten

De afzonderlijke documenten dienen dan nog online beschikbaar gesteld.