Een gouden tip, ook voor wie al lang met Octopus werkt: maak gratis subgebruikers aan.

Met het oog op de veiligheid van jouw dossier(s) kan je voor jouw medewerkers subgebruiker aanmaken (via beheer/gebruikers). Op die manier ontvangt elke medewerker een eigen login en paswoord. Duid aan welke dossiers door wie mogen behartigd worden en welke rechten er van toepassing zijn. Indien iemand het bedrijf verlaat kan je de toegang tot Octopus onmiddellijk blokkeren door de subgebruiker te verwijderen. Ook het paswoord van de hoofdgebruiker regelmatig vernieuwen is een goede gewoonte ter beveiliging van alle informatie van jouw dossiers in Octopus.

• A. Toevoegen gebruikers
• B. Instellen gebruikersrechten

Je kan zelf extra gebruikers definiëren en daarvoor de nodige rechten toekennen in uw dossier(s).

In dit venster vind je terug:

1. Dossiers in jouw beheer
2. Dossier gebruikers/subgebruikers
3. Jouw dossierbeheerder
4. Dossier rechten.

Zo maak je een nieuwe gebruiker aan:

Klik op het blauwe mannetje onder de titel "Gebruikers". Er komt een pop-up. Vul naam en wachtwoord in.

Indien je een gebruiker aanmaakt zal de nieuwe gebruikersnaam altijd gevolgd worden door het achtervoegsel '@jouwgebruikersnaam'.

Voorbeeld:

Indien je initieel de gebruikersnaam U15032003 hebt gekregen dan zal een nieuwe gebruiker met de toegekende naam ‘Maxime’ voluit de gebruikersnaam Maxime@U15032003 krijgen.
Het zal deze volledige naam zijn die als gebruikersnaam moet gebruikt worden bij het aanmelden.
Voor een toegevoegde gebruiker dien je vervolgens zelf rechten toe te kennen. Zie verder

Eens je een gebruiker hebt toegevoegd kan je voor deze gebruiker de rechten in het dossier instellen.

Initieel heeft een nieuwe gebruiker geen enkel recht. Het is dus belangrijk dat je zorgvuldig aangeeft wat een nieuwe gebruiker mag doen in een dossier.

1. Selecteer gebruiker (nr 2)

2. Stel de rechten in (nr 4)

• Om rechten aan of uit te zetten klikt u op de betreffende lijn en drukt vervolgens de spatietoets in.
• Men kan meerdere rechten selecteren door te slepen met ingedrukte muisknop over de lijnen.
• Men kan meerdere rechten selecteren door te klikken op de eerste lijn en vervolgens, met ingedrukte 'shift' toets te klikken op de laatste lijn van die selectie.

Toegestane rechten per dossier.

Een overzicht van de toegestane rechten per dossier kan men krijgen door in het vak 'Dossiers' te klikken op de gewenste dossiernaam.