Bij het openen van een dossier (starten van Octopus) wordt er automatisch nagegaan of de facturatie module actief is en of de nodige instellingen reeds gedaan zijn.

Dit is per werkpost een eenmalig uit te voeren procedure. Start men Octopus op een andere werkpost dan zal men ook daar eenmalig de deze procedure moeten doorlopen.

Wenst men later iets te wijzigen aan de instellingen dan kan men deze opnieuw oproepen via ‘Facturatie, Installatie facturatie module’.

• A. Locatie opgeslagen bestanden
• B. Synchroniseren van de sjablonen
• C. Gebruik van Outlook om documenten te verzenden
• D. Instellen van de sjablonen
• E. Leveringsbonnen instellen
• F. Kolommen aanpassen
• G. Instellen mail-templates elektronische leveringsbon
• H. Parameters korting contant
• I. Facturen instellen
• J. Bijlage bijvoegen
• K. Instellen mail-templates elektronische factuur
• L. Instellen rappelgegevens
• M. Instellen mail-template elektronische rappel
• N. Automatisch doorboeken - instellen rekeningen

In deze stap kan men opgeven waar de door de facturatie module aangemaakte documenten (facturen, leveringsbonnen, rappels) zullen worden bewaard.

De standaardlocatie kan verschillend zijn afhankelijk van uw besturingssysteem.

Voor Windows is dit normaal c:\Users\<username>\Octopus\<NaamvanUwDossier>

Tenzij u de locatie absoluut wenst te wijzigen, dient u hier niets te veranderen en kan u doorklikken naar de volgende stap.

In deze stap worden de sjablonen van de server met uw dossier gesynchroniseerd.
Start u voor het eerst uw dossier op dan worden de standaardsjablonen klaar gezet voor uw dossier. Dit kan enige tijd duren.

Na enige tijd krijgt u de bevestiging van de synchronisatie.

Windows gebruikers kunnen hier aangeven dat het verzenden van documenten dient te gebeuren via outlook.
In de aangemaakte mail kan men dan zelf tekst aanpassen, bijlagen bijvoegen e.d.m.

In de volgende stappen kunnen de layouts van de diverse sjablonen worden aangepast.

Indien meerdere verkoop- of leveringsdagboeken zijn aangemaakt dan kunnen per dagboek afzonderlijke sjablonen (layout templates) worden aangemaakt.

Dit kan telkens voor drie verschillende talen.

Opmerking: Indien meerdere dagboeken van een bepaald type (vb. V1, V2,...) beschikbaar zijn kan men voor ieder van die dagboeken afzonderlijke - afwijkende - sjablonen maken.
Wil men slechts één sjabloon voor die verschillende dagboeken dan kiest men in de selectielijst 'Dagboek' voor het dagboek zonder nummervermelding, vb. 'V'.

Met de ingebouwde editor heeft men een grote vrijheid in de opmaak van de verschillende documenten.

Werken met de editor is hier beschreven.

1. Selecteer voor welke taal u de aanpassingen wenst te doen
2. Selecteer het dagboek waarvoor u het sjabloon wilt aanpassen
3. Kies hier welke velden u in de detaillijn wilt weergeven
4. Klik hier om de paginaopmaak in te stellen met de ingebouwde editor
5. Geef aan of totalen dienen bijgevoegd onderaan de leveringsbon

Klikken op de knop ‘Kolommen aanpassen’ geeft volgend venster:

Ingave van kolombreedte is in Pixels.
De waarde in centimeters wordt informatief weergegeven.
Maximaal te benutten breedte van de detaillijn (som van alle kolommen) is 535 Pixels (18,52 cm)

1. Beschikbare velden, met inbegrip van eigen gebruikersvelden
2. Wijzig de volgorde van weer te geven kolommen
3. Verwijder een eerder geselecteerde kolom
4. Voeg een nieuwe kolom toe
5. Weer te geven kolommen. Dubbelklik op een veld om de breedte aan te passen
6. Bewaar uw wijzigingen

Wil men leveringsbonnen of facturen verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.

De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de leveringsbonnen weer.

Details over de opmaak worden verder besproken bij het instellen van de mail voor de elektronische factuur.

Indien men bij de facturen kiest voor ‘Korting contant’ kan men in de volgende stap aangeven wat het gebruikte percentage en de limiet van het aantal dagen zal zijn.

Deze waarden zullen worden voorgesteld bij het opmaken van de factuur maar kunnen worden aangepast. Eveneens dient men hier op te geven welk rekeningnummer zal gebruikt worden voor het verwerken van de verleende korting.

In de volgende stap kan men, zoals beschreven bij het instellen van de leveringsbonnen de layout van de facturen aanpassen.

In deze stap kan je opteren om een pdf-bijlage mee te verzenden of af te drukken bij leveringsbon, factuur of rappel.

Onderstaand dialoogvenster beschrijft bijlagen bij een factuur. Voor bijlagen bij een leveringsbon of rappel is de procedure gelijkaardig.

1. Selecteer de taal
2. Kies het juiste dagboek
3. Selecteer het PDF-bestand dat als bijlage dient
4. Kies de juiste opties
5. Sla uw gegevens op

Wil men facturen verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.

De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de facturen weer.

1. Kies hier of de instellingen betrekking hebben op een Factuur of Creditnota
2. Selecteer de taal voor de in te stellen mail
3. Selecteer indien nodig een ander factuurdagboek
4. Geef het onderwerp van de mail
5. Geef de details van de mail
6. Klik op 'Opslaan' om de aangebrachte wijzigingen te bewaren

Het onderwerp en de detailinformatie kan ook veldcodes bevatten die dan automatisch worden ingevuld.

In bovenstaand voorbeeld met onderwerp Factuur {v:f_key} - {v:f_firma_name} zal {v:f_key} vervangen worden door het factuurnummer en
{v:f_firma_name} vervangen worden door de naam van de klant voor wie de factuur is opgemaakt.

In deze stap kan u specifieke parameters opgeven nodig bij het aanmaken van de rappels.

Voor rappel type 2 en rappel type 3 kan men hier de waarden van kosten en intresten opgeven zoals die zullen in rekening gebracht worden.

Wil men rappels verzenden als xml-bestand dan kan men de opmaak van de naar de klant te versturen mail zelf bepalen.

De volgende stap geeft het instellen van de mail-template voor het verzenden van de rappel weer.
De werkwijze is identiek als de instelling voor de elektronische factuur.

Via de facturatie module kunnen verkoopfacturen automatisch worden opgenomen in de boekhouding. Dit is het zogenaamde ‘Doorboeken’.

Bij ‘Beheer Artikels’ kan men voor ieder artikel opgeven op welk rekeningnummer dit dient opgenomen te worden in de boekhouding (doorboeken).
Indien het rekeningnummer niet werd ingegeven op niveau van het artikel zal de informatie doorgeboekt worden op het rekeningnummer opgegeven bij de BTW-code op het onderstaande scherm.