OkiOki is de virtuele buddy die het papierwerk van ondernemers on-track houdt en alle documenten aan de accountant bezorgt.

Ze gaat daarvoor zelf op zoek naar alle relevante financiële documenten via een integratie met de mailbox en de bankrekening van de ondernemer. Zo streeft ze naar maximale automatisatie. En als er toch manuele interventie van de ondernemer nodig is dan brengt ze die via een gamified takenlijstje. Zo verlossen ze de ondernemer én de accountant van hun kwartaalstress.

Want geef toe, het enige leuke aan je financiële administratie, is het gevoel op het moment dat je er klaar mee bent. En dat noemen we het OkiOki gevoel.

Uit onderzoek blijkt dat 47% van de ondernemers moeite heeft met het verzamelen van hun facturen. En de facturen in hun mailbox zijn daarbij de grote oorzaak. Niet alleen de ondernemer maar ook jij als accountant bent daar de dupe van.
Nu, 60% van de ondernemers wil een mobiele assistent uitproberen die hen helpt met deze rompslomp. En die assistent is OkiOKi.

OkiOki houdt hun bankrekening, incl. de kredietkaartuitgaven, in het oog.
En ze integreert met hun mailbox en downloadt daaruit alle facturen, incl. de facturen achter download links (zoals die van Telenet) en op portalen.

Zo weet ze welke documenten de ondernemers nog ontbreken. En vertelt ze hen ook of ze zelf nog een factuur moeten betalen en of ze nog openstaande facturen bij hun klanten hebben.
Uiteraard stuurt ze alles nodige documenten ook tijdig naar hun accountant.
Als OkiOki toch hun hulp nodig heeft, dan heeft ze een takenlijstje voor hen klaar. Het aantal taken op de lijst, dat ene grote nummer, is het enige wat ze moeten in het oog houden.
En krijgen ze hun nummer op 0 dan zijn ze klaar met hun administratie.

OkiOki verlost op die manier niet alleen de ondernemers maar ook jou als accountant van de kwartaalstress.
Ze zorgt ervoor dat hun papierwerk in quasi real-time, volledig en digitaal op je bureau verschijnt.

Dus

• Niet meer wachten tot je klant je de documenten zendt. OkiOki vindt ze in hun mailbox en stuurt ze je toe.
• Geen gedoe meer met te downloaden facturen. OkiOki downloadt zelf de facturen.
• Geen chaos meer met kredietkaarten. OkiOki punt ook uitgavenstaten af.
• Geen kwartaallijstjes meer maken. OkiOki heeft altijd het takenlijstje klaar.
• Geen nieuwe tool aan te leren. Jij werkt gewoon met Octopus.

En als je even rekent, een kantoor met 100 OkiOki gebruikers bespaart gemakkelijk op deze manier 1/2 FTE uit. Die je dan weer kan investeren in advies voor de ondernemer.

Werkt jouw ondernemer met OkiOki? Dan stuurt OkiOki zelf al hun facturen en bonnetjes als UBL naar het Octopus e-mailadres. Zo'n adres begint met uid (bijvoorbeeld uid-008352-24@import.octopus.be) en bevat het dossiernummer en eventueel een extensie die op de mapnaam wijst. De documenten komen terecht in de DMS.

Vanuit de Document Import Viewer kan je vervolgens de documenten verwerken.