Van kracht sinds : 15/03/2022


Octopus stelt alles in het werk om de privacy van zijn klanten en websitegebruikers te beschermen en gaat nauwkeurig om met persoonsgegevens.

Octopus NV (hierna: « Octopus » ) respecteert de privacy van haar gebruikers (hierna : de « gebruikers »).

Octopus verwerkt persoonsgegevens die aan haar werden doorgegeven in overeenstemming met de geldende wetgeving, en met name de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, van toepassing vanaf 25 mei 2018 (hierna de “GDPR“).

De toegang tot de website www.octopus.be (hierna, de “Website”) impliceert de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding door de Gebruiker van dit Privacybeleid.

De Gebruiker erkent de onderstaande informatie te hebben gelezen en staat Octopus toe om, in overeenstemming met de bepalingen van het Privacybeleid, de persoonsgegevens te behandelen die hij/zij op de Website meedeelt.

Het Privacybeleid is geldig voor alle pagina’s die op de website worden gehost en voor de registraties via webinargeek, youtube, calendly. Dit is niet geldig voor pagina’s die worden gehost door derden waarnaar Octopus kan verwijzen en waarvan het privacybeleid kan verschillen.

De toegang tot de Website vindt plaats zonder dat er persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt.

Om een bestelling te plaatsen, contactformulier in te vullen, zich in schrijven op de nieuwsbrief… kan de Gebruiker worden verplicht om bepaalde persoonlijke gegevens te verzenden. In dit geval is de verantwoordelijke voor de verwerking van deze gegevens:
Octopus NV
Brusselsesteenweg 708
9050 Gentbrugge
tel: 09 311 00 90

Elke vraag of verzoek met betrekking tot de verwerking van deze gegevens kan worden gericht aan het volgende adres: dpo@octopus.be

Door het nieuwsbrief opt-informulier van Octopus in te vullen en de formulieren op de website te gebruiken, staat de Gebruiker Octopus toe om deze persoonsgegevens te registreren en te bewaren, in het bijzonder voor de doeleinden vermeld in punt 4. Het betreft de volgende persoonsgegevens:

identificatiegegevens zoals voor- en achternaam, e-mailadres, type (Accountant, ondernemer,…), telefoonnummer.

Indien de Gebruiker klant is van Octopus wordt ook de bedrijfsnaam, postcode, gemeente en alle gegevens die u zelf verstrekt via een contact of formulier bijgehouden.

communicatie tussen de gebruiker en Octopus ;

De Gebruiker machtigt Octopus ook om volgende informatie te verwerken:

• de informatie die vrijwillig door de Gebruiker is verstrekt voor een doel bepaald in het Privacybeleid, het Cookiebeleid, op de Website of op een ander communicatiemiddel gebruikt door Octopus;
• de aanvullende informatie gevraagd door Octopus aan de Gebruiker om hem te identificeren of om te voorkomen dat hij een van de bepalingen van het Privacybeleid overtreedt

Om de navigatie op de Website te vergemakkelijken en om het technisch beheer te optimaliseren, kan de Website “cookies” gebruiken. Deze “cookies” registreren in het bijzonder:

• de browsevoorkeuren van de gebruiker;
• de datum en het tijdstip van toegang tot de site en andere verkeersgegevens;
  de bezochte pagina’s ;

Wanneer de Gebruiker de Website bezoekt, nemen de geraadpleegde servers automatisch anoniem bepaalde gegevens op, zoals:

• het type domein waarmee de Gebruiker verbinding maakt met internet;
• het IP-adres dat aan de Gebruiker is toegewezen (indien verbonden);
• de datum en het tijdstip van toegang tot de Website en andere verkeersgegevens;
• locatiegegevens of andere gegevens met betrekking tot de communicatie;
• de bezochte pagina’s;
• het type browser dat wordt gebruikt;
• het gebruikte platform en / of besturingssysteem;
• de zoekmachine en de sleutelwoorden die worden gebruikt om de site te vinden.

Er worden geen nominatieve gegevens die de gebruiker identificeren verzameld via de cookies en servers die worden geraadpleegd. Deze informatie wordt alleen voor statistische doeleinden bewaard en om de Site te verbeteren.

De Website verzamelt, slaat op en gebruikt de gegevens van haar Gebruikers voor de volgende doeleinden:

• het aangaan en uitvoeren van de contractuele relatie met de Gebruiker; (bestellingen verwerken)
• met de Gebruiker communiceren (bellen, mailen) om de dienstverlening te kunnen uitvoeren
• het afhandelen van betalingen
• de inhoud van de Website analyseren, aanpassen en verbeteren;
• het versturen van nieuwsbrieven (als hier expliciet op ingeschreven wordt) om Gebruikers te informeren over de evolutie van de software en de functionaliteiten
• het behandelen van verzoeken om informatie (contactformulier)
• het inplannen en organiseren van demo-aanvragen
• het gebruik van de site vergemakkelijken
• alle marketingacties en promoties voorgesteld door Octopus aan Gebruikers die hiermee hebben ingestemd;
• elk ander doel waarvoor de Gebruiker uitdrukkelijk heeft ingestemd.

Volgens de regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens heeft de Gebruiker de volgende rechten:

• Recht op informatie over de doeleinden van de verwerking (zie hierboven) en de verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht op toegang en verificatie van gegevens: de Gebruiker kan te allen tijde toegang hebben tot de persoonsgegevens die Octopus van hem/haar verwerkt of controleren of deze is opgenomen in de database van Octopus.
• Recht van verzet: de Gebruiker kan zich op elk moment verzetten tegen het gebruik van zijn gegevens door Octopus door zijn/haar verzoek te richten tot dpo@octopus.be.
  Recht op verwijdering en/of wijziging: de Gebruiker kan op elk gewenst moment aan Octopus vragen om zijn gegevens te delen of om correcties aan te brengen in de persoonsgegevens en, indien van toepassing, verzoeken om de verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens. Met uitzondering van de gegevens waarvan Octopus wettelijk verplicht is om ze te bewaren.
• Recht op beperking van verwerking: de Gebruiker kan eveneens de beperking van de verwerking verzoeken wanneer hij/zij verzet heeft uitgeoefend tegen de verwerking, wanneer hij/zij de juistheid van de gegevens betwist of wanneer de verwerking van persoonsgegevens onwettig is.
• Dataportabiliteit: De Gebruiker heeft het recht om persoonsgegevens die Octopus verwerkt, te ontvangen en te vragen om deze gegevens via mail naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.

Zijn rechten kan hij uitoefenen door een schriftelijke aanvraag, vergezeld van een kopie van zijn/haar identiteitskaart of paspoort, naar de gegevensverantwoordelijke door te sturen:

• per e-mail: dpo@octopus.be
• per post: Octopus nv, Brusselsesteenweg 708, 9050 Gentbrugge
  

Octopus zal het nodige doen om elk verzoek binnen een zo kort mogelijke termijn te behandelen en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van de aanvraag. Indien nodig kan deze periode met twee maanden verlengd worden, gezien de complexiteit en het aantal verzoeken.

Octopus zal de persoonsgegevens van zijn Gebruikers bewaren voor de duur die nodig is om de nagestreefde doelen te bereiken (zie punt 4).

Octopus kan ook persoonsgegevens blijven bewaren met betrekking tot de niet-geabonneerde Gebruiker, inclusief correspondentie of hulpverzoek gericht aan Octopus, om vragen of klachten te kunnen beantwoorden die kunnen worden verzonden na de bestelling en om te voldoen aan alle toepasselijke wetten, met name op fiscaal gebied.

De Gebruiker wordt erop gewezen dat hij/zij het recht heeft om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer hij/zij vindt dat diens rechten geschonden werden, naar volgend adres:

Daarnaast heeft Octopus gepaste maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat de servers die de verwerkte persoonsgegevens bevatten, zoveel mogelijk het volgende voorkomen:

• ongeoorloofde toegang tot of wijziging van deze gegevens;
• het oneigenlijk gebruik of de openbaarmaking van deze gegevens;
• de illegale vernietiging of onbedoeld verlies van deze gegevens.

De werknemers van Octopus die toegang hebben tot deze gegevens, zijn onderworpen aan een strikte geheimhoudingsplicht.

De Gebruikers verbinden zich ertoe geen handelingen te verrichten die in strijd zijn met dit Privacybeleid, de Gebruiksvoorwaarden, de Verkoopsvoorwaarden, het Cookiebeleid of, in het algemeen, de wet.

Octopus behandelt persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie. Deze zullen niet aan derden meegedeeld worden in het kader van andere situaties dan in dit Privacybeleid of in de voorwaarden waaronder de wet dit vereist.

Octopus kan de persoonlijke gegevens van de Gebruikers doorgeven aan derde partijen voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor directmarketingdoeleinden voor artikelen of services anders dan die waarvoor de Gebruiker al is ingeschreven, tenzij de Gebruiker eerder expliciet heeft toegestemd door de selectievakjes in te schakelen (“opt-in”).

Wanneer de Gebruiker toestemming heeft gegeven voor het gebruik van deze informatie voor direct marketingdoeleinden, behoudt deze het recht om zich te verzetten tegen dergelijk gebruik, op elk moment, op verzoek en kosteloos. Het enige dat nodig is, is dat de Gebruiker zijn/haar verzoek doorgeeft aan het volgende adres: news@octopus.be

Octopus kan dit Privacybeleid wijzigen en aanpassen, in het bijzonder om te voldoen aan alle nieuwe toepasselijke wetgeving en/of regelgeving (zoals de GDPR), de aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, de richtlijnen en aanbevelingen van het Europese Databeschermingsautoriteit en de beslissingen van de hoven en rechtbank op dit gebied.

Dat Octopus op eender welk ogenblik zich niet zou beroepen op een van de bepalingen van dit Privacybeleid, kan op geen enkele wijze worden geïnterpreteerd als een afstand van de rechten die zij heeft volgens dit Privacybeleid.

De ongeldigheid, nietigheid of niet-afdwingbaarheid van alle of een deel van een van de voorgaande of volgende bepalingen maakt het hele Privacybeleid niet ongeldig. De bepaling die geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of niet-afdwingbaar is, wordt als ongeschreven beschouwd. Octopus verbindt zich ertoe deze bepaling te vervangen door een andere die, voor zover mogelijk, hetzelfde doel nastreeft.

De geldigheid, interpretatie en / of uitvoering van het Privacybeleid zijn onderworpen aan de Belgische wetgeving, voor zover toegestaan door de toepasselijke regels van internationaal privaatrecht.

In geval van een geschil over de geldigheid, interpretatie of uitvoering van het Privacybeleid, zijn de hoven en rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Gent (Nederlandstalig) exclusief bevoegd voor zover toegestaan door de toepasselijke regels van internationaal privaatrecht.

Alvorens een stap te zetten in de richting van een gerechtelijke oplossing van een geschil, verbinden de Gebruiker en Octopus zich ertoe dit in onderling overleg proberen op te lossen. Daartoe zoeken zij eerst hun toevlucht tot, waar aangewezen, tot bemiddeling, arbitrage of enige andere alternatieve methode voor geschillenbeslechting.